Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства. И. Каравашкин

в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;

      составление графика отпусков и контроль за их исполнением;

      подготовку кадровых приказов;

      ведение документации по найму новых работников;

      аттестацию и оценку сотрудников;

      соблюдение правила защиты личных данных работников;

      ведение воинского учёта.

      В зависимости от масштабов организации каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом, а может весь список быть исполняться единственным работником. Часто в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные.

      Само ведение документа – это работа с ним на протяжении всего его «жизненного цикла»: от создания (получения) документа, до его списания в архив (уничтожение по завершению срока хранения). С одними документами срок работы достаточно короткий, например приказ разрабатывается, согласовывается, утверждается, доводится до сведения, списывается в архив. А у других фаза активного взаимодействия с кадровиком достаточно интенсивна и продолжительна. К таким документам относятся, в том числе, всевозможные журналы и книги учёта, контроля и тому подобные:

      Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности;

      Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет;

      Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;

      Книга по учёту бланков специального воинского учёта;

      Книга учёта передачи бланков специального воинского учёта, военных билетов и личных карточек;

      Журнал регистрации работников, выбывающих в командировку;

      Журнал регистрации уведомлений;

      Журнал регистрации заявлений;

      Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет;

      Журнал регистрации записок, представлений;

      Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек;

      Книга учёта движения трудовых книжек;

      Журнал регистрации актов;

      Журнал регистрации справок;

      Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

      Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

      Журнал регистрации направлений на медосмотр.

      Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченное количество. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введение в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов