Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства. И. Каравашкин

иностранца и т.д.

      Так как происходит реформирование делопроизводства как системы и её перенос на цифровые рельсы, различные требования к количеству и качеству документации постоянно корректируется. А это означает, что «держать руку на пульсе» кадровик должен непрерывно, и постоянно отслеживать все нововведения связанные со своей работой.

      В самом минимальном варианте ведение документа – это его оформление в строгом соответствии с установленными требованиями, внесение в него необходимой информации в должном порядке, объёме и в надлежащие сроки.

      Хранения документов – это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и нормативных локальных актов организации. Все документы, имеющие отношение к компании, имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрена административная ответственность, различные штрафы, как для юридических лиц, так и должностных лиц.

      Свидетельство о регистрации компании и её устав – это самые главные документы, без которых ведение бизнеса невозможно в принципе. Понять, что вы имеете дело с юридическим лицом, позволяет наличие именно учредительных документов, соответствующих требованиям ст. 52 Гражданского Кодекса РФ. Их состав и количество зависит от организационно-правовой формы организации. Минимальным пакетом учредительных документов может быть один лишь устав организации, свидетельство о регистрации, присвоенные ИНН и КПП. Ещё существуют такие документы, как учредительный договор, реестр ценных бумаг и их владельцев, и так далее.

      Все эти документы являются правоустанавливающими, нормативными, обладающими юридической силой и оформленные на материальном бумажном носителе. Хранятся эти документы в соответствии с требованиями ст. 50 Федерального закона №14-ФЗ от 08.02.1998, закона об архивном деле и приказов Росархива. В случае ликвидации организации, эти документы сдаются в архив. При ведении электронного документооборота, электронные аналоги могут быть приравнены к бумажным оригиналам.

      Но на основных правоустанавливающих документах документооборот не заканчивается. Бумажный ли он или электронный, но требования к хранению документов существуют в том или ином объёме к любому виду документов в организации. Если в организации ведутся документы на бумажной основе, то для определённой категории таких документов законодательно предусмотрены в правилах требования их особого хранения в отдельном месте, помещении, папке, сейфе. И ответственность за хранение несёт или глава организации, либо главный бухгалтер. В крупных компаниях, в структуре которых присутствует юридический отдел, хранение особых документов может быть разрешена этому отделу. Так же может быть заказана услуга о хранение документов в сторонней специализированной компании. Но, в любом случае, ответственность перед законом в случае порчи или утраты этих документов, всё равно будут нести первые лица компании.

      В случае малого бизнесе, когда в обществе с ограниченной ответственностью документооборотом в компании занимается главный бухгалтер, и в помощь ему нанят специалист по кадровому делопроизводству,