Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства. И. Каравашкин

организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

      Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырёх

      В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

      В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия… постановляет", "собрание… решило").

      Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

      В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции…", "в состав управления входят…", "комиссия провела проверку…").

      В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

      В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

      – от первого лица множественного числа ("просим направить…", "представляем на рассмотрение…");

      – от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает…", "общество считает возможным…");

      – от первого лица единственного числа ("считаю необходимым…", "предлагаю рассмотреть…"), если письмо оформлено на должностном бланке.

      В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

      При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

      В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

      – вступительное обращение:

      Уважаемый господин Председатель!

      Уважаемый господин Губернатор!

      Уважаемый господин Прохоров!

      Уважаемая госпожа Захарова!

      Уважаемый Николай Петрович!

      Уважаемая Ольга Николаевна!

      Уважаемые господа!

      В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

      – заключительная этикетная фраза:

      С уважением, …

      5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчётам и др. документам).

      В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

      – если приложение названо в тексте:

      Приложение: