Запуски на миллионы: практические приемы успешных продюсеров. Лилия Сараева

подробнее, что получает бизнес от автоматизации бизнес-процессов, прямо или косвенно связанных с работой бухгалтерии:

      Бухгалтерский и налоговый учет. Системы могут создавать документы, налоговые отчеты и квитанции на основе уже полученных или введенных данных. С помощью ПО можно проверить правильность начисления налогов, отраженной информации, увидеть задолженности при их наличии и отправить документы в ФНС, ФСС и другие контролирующие органы.

      Электронный документооборот (ЭДО). ЭДО позволяет хранить документы, обмениваться ими, подписывать их электронной подписью. Все данные автоматически вносятся в цифровую бухгалтерию. В программе хранятся актуальные формы, бланки, шаблоны договоров. Кроме того, ПО может проверить, корректно ли заполнены эти документы.

      Кадровый учет. Предприятие может вести учет заработной платы, страховых и иных выплат на каждого сотрудника. В некоторых компаниях создают электронный журнал, который хранит профили каждого сотрудника.

      Интеграция с банками. В единую систему можно автоматически добавлять выписки из банков и отправлять платежные документы.

      Основные шаги по внедрению ПО для учета

      Автоматизация – это поэтапный процесс. Рассмотрим основные шаги, которые помогут успешно автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет в компании.

      Подготовка: навести порядок в финансах и отчетности. Перед тем как начать автоматизацию, важно убедиться, что все финансовые записи корректны. Лучше всего провести аудит текущих процессов. Необходимо заранее устранить ошибки, удалить неактуальную или устаревшую информацию.

      Разработать план автоматизации. Определить цели и установить, какие функции должно включать ПО для удовлетворения потребностей компании, а также назначить ответственных лиц.

      Выбрать ПО. В этом помогают технические специалисты или внешние подрядчики по внедрению. Они предлагают и разрабатывают программы, показывают и тестируют их функционал, особенности и совместимость с текущей технической базой предприятия.

      Настроить ПО. Этот этап включает в себя регистрацию данных компании, интеграцию с другими системами, программами и сервисами.

      Обучить персонал.

      Чтобы автоматизация была эффективной, необходимо обучить сотрудников работе с новой системой. Например, совместно с техническими специалистами можно организовать семинар, лекцию для бухгалтеров. При этом важно обеспечить постоянный и быстрый доступ к технической поддержке в случае возникновения проблем у сотрудников во время тестового периода.

      Проводить мониторинг: регулярное отслеживание эффективности, поддержание системы в актуальном состоянии с помощью обновлений и модернизации, контроль за точностью и полнотой вносимых данных.

      Какие трудности могут возникнуть?

      Интеграция системы в существующие процессы