Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz. Zach Davis

Aufgabenerfüller reduzieren zu wollen) beispielsweise zuverlässige Personen - im betrieblichen und möglicherweise auch im privaten Bereich, welche Ihnen zuarbeiten und Ihnen Dinge abnehmen. Wenn Sie privat niemanden bezahlen können, können Sie vielleicht bestimmte Aktivitäten mit einer anderen Person tauschen. Damit können Sie erreichen, dass beide Personen vermehrt Tätigkeiten durchführen, die sie jeweils lieber machen oder schneller durchführen können.

      Zu diesen Systemen gehört auch Planung. Planung ist etwas, das in den meisten Fällen nicht dringend ist. Niemand steht plötzlich vor der Tür und sagt Ihnen: „Sie müssen jetzt planen.“ Sie können es auch sein lassen, aber wenn Sie es tun, haben Sie natürlich den Vorteil, dass Sie durch die Planungszeit im Normalfall mehr als die hierfür benötigte Zeit wieder „reinholen“, meistens um ein Mehrfaches (klar, man kann sich auch „zu Tode“ planen – auch wenn das nicht zu den häufigsten Todes-ursachen gehört). Wenn Sie sich hinsetzen und eine Viertelstunde lang Ihre Woche planen, dann sparen Sie definitiv Zeit. Wenn Sie dies regelmäßig, d.h. jede Woche tun, ist das in meiner Betrachtung ein „System“, das Ihnen nutzt.

      Eine Art Mini-Inventur in Bezug auf Ihre Zeitverwendung können Sie machen, indem Sie in Bezug auf Ihre letzten fünf Arbeitstage die Aktivitäten so gut wie möglich reproduzieren, mit einer Dauer versehen und den vier Ringen zuordnen. Dann ermitteln Sie den Anteil Ihrer Zeit in den vier Ringen. Wenn diese vier Anteile sich zu Hundert addieren, spricht das für Ihre Rechenfähigkeiten. Wie kann man diese vier Anteile interpretieren? Aus der Summe der beiden inneren Ringe können Sie relativ genau ablesen, wie produktiv Sie im betrachteten Zeitraum waren. Aus der Summe von Ring 2 und 3 können Sie relativ genau ablesen, wie hoch Ihr Stressniveau in der betrachteten Zeit war.

      Der Unterschied zwischen einer erfolgreichen und stressigen Woche einerseits und einer erfolgreichen und nicht so stressigen Woche andererseits liegt im Unterschied zwischen Ring 3 und Ring 4. Hieraus ergibt sich auch eine andere Feststellung, die sich sehr stark mit meinen Erfahrungswerten in so gut wie allen Unternehmen, Funktionsbereichen und Ebenen deckt: Es gibt alle Kombinationen von Erfolg (was auch immer das für den Einzelnen bedeutet) und Stress:

      1) Menschen, die erfolgreich und gestresst sind (ein sehr wesentlicher Anteil der Personen, für die ich gebucht werde)

      2) Menschen, die erfolgreich und nicht so gestresst sind (eine spannende Kombination; diese buchen mich auch – auf der Suche nach weiteren kleinen Verbesserungen)

      3) Menschen, die nicht erfolgreich sind und auch nicht gestresst (das wäre mir persönlich und mit hoher Wahrscheinlichkeit auch Ihnen auf Dauer viel zu langweilig)

      4) Menschen, die nicht erfolgreich und gleichzeitig total gestresst sind (furchtbare und schwierig zu ertragende Kombination)

      Viele Personen stellen bei Diskussionen über den Fokus auf den innersten Ring die Frage: Woher soll ich denn die Zeit nehmen, wenn ich den ganzen Tag damit beschäftigt bin, Brände zu löschen, also Dinge zu erledigen, die wichtig und auch dringend sind? Woher soll ich also die Zeit nehmen für Dinge, die wichtig, aber noch nicht dringend sind? Im Sinne der Zeit-Zielscheibe sprechend: aus Ring 1 und 2. In diesem Buch werden Sie aber ganz viele Tipps erhalten, wie Sie an ganz unterschiedlichen Stellen Zeit sparen können. Ich ermutige Sie schon jetzt, die eingesparte Zeit in Ring 4 zu investieren. Dann wird Ihr Zeitanteil in Ring 4 größer, es ergibt sich hierdurch ein sich selbst verstärkender Effekt und die Positivspirale beginnt.

      Bevor wir zu einer ganzen Menge Einzeltipps kommen, ein bisschen Grundlagenarbeit:

      Ihre Lebensrollen

      „Wenn Sie mich einstellen, um pausenlos über Ihre Mitarbeiter zu meckern, dann haben Sie erhebliche Freiräume für noch Wichtigeres.“

      Wir Menschen haben viele, oft sehr unterschiedliche Lebensrollen – quasi verschiedene Hüte, die wir aufhaben. Oft fühlen sich Menschen von diesen Rollen in verschiedene Richtungen gezogen. Schauen wir uns dies beispielhaft an. Das Beispiel ist von einer Person, die ich sehr gut kenne: von mir selbst. Nicht, weil ich so toll bin, sondern weil Sie Parallelen zu Ihrem eigenen Leben erkennen werden und es Ihnen zeigen wird, wie nützlich das Konzept der Lebensrollen ist, wenn man es für sich und Fortschritte in den verschiedenen Lebensbereichen nutzt.

      Welche Lebensrollen haben Sie? Ich zeige Ihnen hier ein Beispiel, welches untergliedert ist in das Privatleben und das Berufsleben. Ist das nicht schon eine hoch-brillante Kategorisierung? Ich werde Sie gleich bitten, nachdem ich dieses Beispiel ein bisschen erläutert habe, die wichtigsten Kategorien in Ihrem Leben, beruflich wie privat, zu definieren. Also, die Hüte, die Sie auf haben, zu definieren. Vielleicht ist es bei Ihnen sehr ähnlich, vielleicht ist es auch ein bisschen anders oder deutlich anders.

      Bei mir persönlich gibt es fünf berufliche Rollen und drei private Rollen. Die Kategorisierung hat sich seit mehreren Jahren nicht mehr verändert.

       Rolle 1: Umsatz mit ZD

      Hierzu gehören alle Zeitverwendungen und Aktivitäten, bei denen Umsatz mit meiner Person gemacht wird. Es sind Leistungen wie Seminare, Vorträge und Einzelcoachings, für die ich ein Honorar erhalte.

       Rolle 2: Umsatz ohne ZD

      Dies sind alle Umsätze, die nicht direkt an meiner Person hängen, bspw. Einnahmen aus dem Verkauf von Buch-, Audio- und Videoprodukten, Lizenzeinnahmen (bspw. PoweReading-Lizenznehmer im Ausland), Umsätze mit anderen Trainern in meinem Team.

      Warum unterscheide ich zwischen „Umsatz mit ZD“ und „Umsatz ohne ZD“? Werde ich bei der Bank, wenn ich 100 Euro einzahlen möchte, gefragt, ob ich das direkt oder indirekt erwirtschaftet habe? Das interessiert den Finanzberater und auch meinen Kontostand herzlich wenig. Warum dann unterscheiden zwischen der Rolle 1 und der Rolle 2? Ganz einfach: Es soll regelmäßig ein Fokus auf beiden liegen. Sonst besteht die Gefahr, dass die eine Kategorie verbessert wird und die andere in der Zwischenzeit schlechter wird. Später dann das Ganze vielleicht genau umgekehrt. Gerade bei Vertrieblern mit erster Führungsverantwortung erlebe ich dieses Wechselspiel nur zu oft. Dann hat man zwar Veränderung und Abwechslung, aber keinen wirklichen Fortschritt.

       Rolle 3: Beziehungsmanagement

      Welche Gruppen von Personen sind für eine Unternehmung wichtig? Ohne eine langwierige Diskussion über Stakeholder führen zu wollen: Natürlich sind dies Kunden, Mitarbeiter, Dienstleister und oft auch Multiplikatoren in irgendeiner Form. Ist es wichtig, eine gute Beziehung zu diesen Personen(gruppen) zu haben und diese zu pflegen? Ich denke schon. Ein guter Zeitpunkt, Beziehungen zu pflegen ist: bevor man sie braucht. Das klingt nach Dringlichkeitsvermeidung. Richtig: Fast alle Aktivitäten in diesem Bereich gehören ins Bullauge. Jetzt frage ich Sie: Angenommen, Sie würden mehr Zeit mit Beziehungsmanagement verbringen. Wäre das intelligent eingesetzte Zeit?

       Rolle 4: Know-how & Systeme

      Hier geht es um den Erwerb weiterer Expertise und die Erweiterung von Fähigkeiten – sowohl meiner eigenen als auch derjenigen meiner Mitarbeiter und freien Mitarbeiter. Es geht aber auch um neue Systeme. Hiermit sind nicht nur große Dinge wie eine neue IT-Landschaft gemeint, sondern oft kleine Prozessverbesserungen wie eine noch bessere Beschreibung der „wichtigen organisatorischen Punkte“, die wir Kunden im Vorfeld von Veranstaltungen schicken. Was bringt es, jede Woche einen Fokus auf Know-how- und Systemfortschritte zu haben? Es wird kontinuierlich besser.

       Rolle 5: Finanzen

      „Unsere Firma hat im letzten Quartal 500 Millionen Euro Verlust gemacht. Ihre Aufgabe besteht darin, es aussehen zu lassen wie das Beste, das uns jemals passiert ist.“

      Hierzu gehören steuerliche Themen wie die monatliche Umsatzsteuer und der Jahresabschluss, aber auch Dinge wie Controllingtätigkeiten. Ein wichtiger Merksatz für mich lautet: Behalte als Unternehmer immer die wesentlichen Zahlen im Auge – egal, ob es dir