Procesos de gestión de unidades de información y distribución turísticas. HOTG0208. Laura Aguilera Gutiérrez

      Una empresa puede tener una desviación positiva (beneficia) en su presupuesto cuando los ingresos reales han sido superiores a los ingresos presupuestados. Y puede tener una desviación negativa (perjudica) cuando los gastos reales han sido superiores a los gastos presupuestados, o han sido superiores a los ingresos.

4. Definición de ciclo presupuestario

      El concepto de ciclo engloba un periodo de tiempo, por ejemplo, un número de años determinados, que una vez finalizado se vuelve a contar nuevamente. Se puede decir que ciclo es un conjunto de fases que incluyen una serie de operaciones y se repiten con un orden.

      Por tanto, el ciclo presupuestario será el sistema de previsiones económicas de que dispone la dirección de la empresa y que está compuesto por un conjunto de fases (presupuestos) limitadas cada una de ella por un periodo tiempo y que siguen un orden lógico.

      Los ciclos presupuestarios de las empresas comprenden varios presupuestos, cada uno de ellos con un horizonte temporal distinto, así los más comunes y habituales en las empresas son:

      1 Presupuesto a largo plazo (5-10 años).

      2 Presupuesto a corto plazo (1año).

      El presupuesto a largo plazo es el más duradero en el tiempo, por esta misma razón las decisiones que se toman, teniéndolo en cuenta, deben ser reducidas. Las pocas decisiones que se lleven a cabo van a incidir en los presupuestos anuales. Este tipo de presupuestos al ocupar un amplio horizonte temporal pueden estar sujetos a modificaciones cuando se produzcan cambios significativos en el mercado, las tecnologías, los salarios, etc.

      Un presupuesto a largo plazo va servir a la alta dirección como instrumento de representación de las acciones de la organización en el futuro. Los presupuestos a largo plazo son utilizados, sobre todo, por grandes empresas, ya que las empresas pequeñas se basan en el corto plazo al ser el flujo de capital menor.

      Por su parte el presupuesto a corto plazo, quizás es el que más importancia tiene para las empresas, ya que a través de este presupuesto se delimitan los objetivos para ser alcanzados en un periodo de tiempo menor. Los presupuestos a corto plazo suelen planificarse anualmente para así cumplir con el ciclo de operaciones de un año.

      El ciclo presupuestario permite delimitar objetivos, planificar y prever los medios disponibles, así como revisar los resultados. Si una empresa cuenta con presupuestos a largo y corto plazo, la fijación de objetivos para el presupuesto a corto plazo estará limitada por los objetivos del largo plazo y en ningún caso se podrán contradecir.

      Nota

      Los presupuestos que pertenecen al ciclo presupuestario de las empresas pueden seguir una serie de pasos para su desarrollo: la formulación (análisis de la realidad), la aprobación (hacer conocer el presupuesto), la ejecución y el control (realizar las acciones y controlarlas) y por último, la evaluación (analizar los resultados).

      Antes de establecer el control presupuestario, se deben dar una serie de secuencias lógicas que llevarán a la creación de dicho control:

      1 Determinar los objetivos generales de la empresa.

      2 Determinar los objetivos de los departamentos, teniendo en cuenta los objetivos generales.

      3 Diseñar los planes, los programas y los presupuestos en función de los objetivos, así como un calendario de acciones con fechas y etapas.

      4 Se equiparan los ingresos y los costes que han sido presupuestados teniendo en cuenta el diseño de los presupuestos de todos los departamentos, así se obtendrá un resultado aproximado.

      5 El resultado preventivo puede ser negativo. Si fuese así se vuelve a analizar la información para intentar conseguir el resultado positivo.

      Sin embargo, para confeccionar y poner en práctica un presupuesto es muy importante que los responsables de la empresa sean conscientes de que los objetivos fijados se pueden cumplir con los recursos humanos y materiales que poseen y en el periodo establecido en el presupuesto.

5. Diferenciación y elaboración de los tipos de presupuestos característicos de las unidades de información y distribución turísticas

      Existen diferentes tipos de presupuesto, cada empresa realizará uno u otro en función de sus necesidades y de los objetivos marcados, a saber, presupuesto de:

      1 Explotación.

      2 Producción.

      3 Financiero.

      5.1. Presupuesto de explotación

      Contiene el presupuesto de ingresos o ventas y el presupuesto de gastos. El presupuesto de ingresos o ventas incluye:

      1 Marketing.

      2 Ventas de productos.

      3 Precios de venta.

      4 Bonificaciones.

      5 Condiciones de pago.

      6 Gastos de comercialización.

      El presupuesto de ventas o ingresos lo realizan la dirección y el departamento Comercial. En este tipo de presupuestos se trabaja con lo desconocido y con las predicciones, por tanto es difícil prever el comportamiento de los clientes y de otras variables que afecten a la empresa.

      El presupuesto de gastos incluye:

      1 Gastos financieros.

      2 Gastos administrativos.

      3 Gastos comerciales.

      Este presupuesto lo realizan el departamento Comercial y el departamento de Administración y Finanzas, siempre con el visto bueno de la dirección.

      5.2. Presupuesto de producción

      Este presupuesto se compone de la mano de obra, la maquinaria y los suministros. A su vez, contiene otros presupuestos:

      1 De compras.

      2 De mano de obra.

      3 De gastos de fabricación.

      4 Equipos, instalaciones, etc.

      5.3. Presupuesto financiero

      Este tipo de presupuestos integra:

      1 Presupuesto de Cuenta de pérdidas y ganancias, compuesto por los ingresos y gastos que se van a producir.

      2 Presupuesto de Caja, compuesto por los cobros y pagos que se van a producir.

      3 Presupuesto de Balance.

      En el campo de la dirección y la administración de empresas se encuentran diferentes clasificaciones de presupuestos, este es un ejemplo de una clasificación que muestra todas las partes integrantes de cada tipo de presupuesto.

      Sin embargo, se pueden encontrar otras clasificaciones, como la que se expone a continuación:

      1 Según la flexibilidad:Rígidos, estáticos o fijos.Flexibles o variables.

      2 Según el periodo de tiempo.A corto plazo.A largo plazo.

      3 Según el campo de aplicación:De operación o económico.Financieros.

      Cada empresa, en función de sus propias necesidades, de su tamaño y de la actividad productiva realizará unos presupuestos u otros. No todas las empresas siguen el mismo patrón de presupuesto, así una agencia de viajes, por ejemplo, realizará presupuestos en función de las actividades que desarrolle, como venta de billetes de avión o gastos en promoción. Cada empresa se gestiona y funciona de una forma distinta, o sea, no existen dos organizaciones que