Организация работы с документами по личному составу (персоналу). Екатерина Клочкова

застрахованного лица (форма АДВ-1);

      – заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);

      – заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);

      – опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6);

      – справка о соответствии (форма АДВ-7);

      – индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1).

      Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:

      1) заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;

      2) заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.

      Уже по данному списку можно судить, что разобраться с таким количеством документов довольно-таки сложно. Возникает вопрос: что делать в данной ситуации, с чего начинать, чтобы оптимально организовать документооборот в кадровой службе? Далее мы выделим самые необходимые документы кадровой службы, которые относятся непосредственно к работающему персоналу предприятия.

      Документация по кадрам (личному составу, персоналу) – это совокупность документов, которые фиксируют трудовую деятельность работников.

      Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности, т. к. они являются самыми важными документами в кадровой службе персонала. К таким документам относятся:

      – трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

      – приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

      – трудовые книжки;

      – личные карточки формы Т-2;

      – личные дела;

      – лицевые счета по заработной плате.

      Прием работника на постоянную работу на предприятие должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

      Схема 1

      Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

      На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

      Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

      При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме.

      Схема 2

      Руководитель предприятия, фирмы издает приказ по кадровому составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело