Международный деловой этикет на примере 10 стран мира. Елена Сергеевна Игнатьева

письма в корпоративном стиле,

      – приветствие,

      – содержание письма,

      – прощание,

      – контакты,

      – ссылка на интернет-сайт компании.

      Одно из главных правил при составлении электронных писем – грамотность и логика построения письма. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что переписка может быть небрежной!

      Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте запятые, точки.

      Используйте пропуски (пустые строки) для отделения одной мысли от другой: в электронном письме пропуск строки, как правило, играет роль абзаца.

      Имена и названия должны начинаться с заглавных букв. Текст, написанный только строчными буквами, без точек и других знаков препинания, трудно читать. Одни прописные буквы в сетевом этикете означают повышенный тон или даже НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

      В менее официальном послании деловому партнеру можно использовать смайлики – графические изображения, передающие ваши эмоции. Наиболее распространенные:

      :) – улыбка,

      :(– уныние, огорчение,

      :(((– это уже отчаяние.

      При составлении электронного письма необходимо заполнять поле Subject (тема). Указание темы значительно облегчит работу с письмами.

      Заполненное поле From (от кого), в котором помимо электронного адреса указано имя и фамилия отправителя, позволит идентифицировать автора письма значительно быстрее, чем только по указанному e-mail.

      Сетевым этикетом определено, что электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию большого объема, лучше составить краткий сопроводительный текст электронного письма, а саму информацию отправить либо во вложенном файле, либо указать ссылку, где эту информацию можно найти и скачать.

      Готовя такое письмо, объемом больше 200–500 килобайт, необходимо предупредить об этом получателя письма и предварительно обсудить варианты пересылки. Возможно, адресату необходимо очистить почтовый ящик, удалив лишнюю почту. Лучше всего не пересылать большие вложения в письмах. Существуют альтернативные способы передачи текстов, фото, звуковых или видеофайлов больших «размеров», минуя электронную почту. Например, через ftp-сервер или через веб-интерфейс.

      Невежливо посылать письмо с уведомлением о получении. Это означает, что вы не доверяете адресату, считаете, что он не знает сетевой этикет. Иногда на это приходится идти, но стоит помнить, что это может вызывать недовольство вашего партнера по переписке.

      На электронные письма необходимо отвечать. Как правило, время ответа на e-mail не должно превышать двое суток. Если для ответа на письмо требуется больше времени, стоит объяснить причины задержки. Также обязательно нужно отвечать на письма с нечитаемой или сбившейся кодировкой. В этом случае лучше вложить файл, в котором текст будет написан в таком редакторе, чтобы ваш партнер по переписке его обязательно сумел прочесть.

      Нужно