Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. С. А. Глотова

стандарте специалиста по управлению персоналом, утвержденном Приказом министерства труда и социальной защиты РФ от 06.10.2015 № 691 н (см. Обобщенные трудовые функции. Трудовые функции. Трудовые действия, Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом). При этом отдельные трудовые действия перечисляются в логической последовательности их выполнения.

      В разделе «Обязанности» отражается то, что работник обязан соблюдать или выполнять в связи с реализацией своих функций. Например, кадровый специалист обязан соблюдать правила и сроки оформления документов, правила работы с персональными данными, своевременно выполнять поручения руководителя и отвечать на запросы работников организации.

      Права работника напрямую связаны с выполняемой им работой, поэтому формулировать раздел «Права» следует, исходя из раздела «Функции». Например, работнику кадровой службы, ведущему личные дела сотрудников, следует предоставить право на получение, обработку и хранение персональных данных, а работнику, осуществляющему контроль трудовой дисциплины, – право документировать нарушения, требовать объяснений в письменной форме.

      Особое внимание следует уделить тем пунктам, где работнику предоставляется право контролировать действия других сотрудников и самостоятельно принимать решения.

      Раздел «Ответственность», как правило, формулируется обобщенно: «работник несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей». Допускается также более подробное определение ответственности за те или иные нарушения, совершаемые работником в процессе своей трудовой деятельности.

      Раздел «Взаимоотношения» отражает все взаимосвязи работника кадровой службы. При подготовке раздела допускаются два варианта его оформления. Первый предполагает простое перечисление должностей, с которыми взаимодействует работник, второй – детальное описание процедуры, включая определение того, с кем взаимодействует работник, по каким вопросам и каков порядок взаимодействия. Чаще всего в процессе своей деятельности кадровые специалисты взаимодействуют с руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, бухгалтерией, юридической службой, службой безопасности.

      Ответственность за разработку должностных инструкций работников кадровой службы несет ее начальник. Он подписывает документ и передает его на утверждение руководителю организации.

      Вводится в действие должностная инструкция либо с момента подписания, либо с даты, оговоренной в тексте Инструкции.

      В соответствии со статьей 68 ТК РФ работодатель обязан определить трудовую функцию работника и при приеме на работу ознакомить его со всеми локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции. Поэтому все работники кадровой службы должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись со своими должностными инструкциями.

      Пересмотр должностной инструкции