147 советов по личной эффективности. Аудиокурсы стоимостью $500 в подарок каждому читателю. Андрей Парабеллум

инструкции.

      Для разовых мелких дел писать инструкции, конечно же, не имеет смысла, гораздо быстрее объяснить все на словах.

      Инструкции вы создаете только для функций, то есть для периодически повторяющихся (более трех раз) стандартных задач.

      Следующая проблема, с которой многие сталкиваются: вы делегируете, а работа не выполняется. Вы все подробно расписали, сотрудники согласились, а в итоге ничего не сделали или сделали плохо (медленно, не вовремя, дорого, не так, как договаривались, и т.д.). Тем, кто пишет длинные инструкции, стоит узнать шокирующую правду: ваши ТЗ не читают.

      34. Функциональная модель проекта

      Чтобы вы могли успешно делегировать разные части своего проекта, надо его подробно расписать. Тогда вы сможете увидеть, есть ли у вас такие функции, которые можно передать в чужие руки. Это несложно сделать, когда у вас имеются инструкции.

      Сделайте функциональную модель вашего нового проекта – описание всего процесса, блок-схему основных этапов движения товара и денег: как приходит заказ, как он регистрируется, что происходит после того, как он попал к вам на сайт, куда передается дальше.

      35. Чек-лист

      Чек-листы – это списки, по которым ваши сотрудники будут отмечать галочкой выполненные пункты в процессе работы.

      Зачем нужны чек-листы?

      Во-первых, упрощается контроль. За несделанное можно смело штрафовать, потому что это откровенная халатность.

      Во-вторых, когда человек сверяется с чек-листом, он ничего не забудет. Если ты каждый день должен ставить галочки, то не сможешь сослаться на плохую память. Это облегчает жизнь и вам, и вашим сотрудникам.

      Чек-листы могут быть как ежедневными, включающими перечень задач на день, так и функциональными, то есть содержащими описание типового процесса.

      36. Инструкции и скрипты

      Чек-лист можно составлять на всю рабочую неделю. А в пятницу вечером, например, вы будете проверять исполнение всех пунктов. Если что-то не выполнено, сотрудник каким-то образом наказывается.

      Если у вас много времени уходит на разъяснения, нужно это время по возможности сократить.

      Как только вы начинаете много что-либо объяснять, это значит, что пора делать инструкции.

      Многих волнует вопрос, насколько детальными нужно делать инструкции. Чтобы сотрудники их понимали, каждый пункт должен быть понятен.

      Хороший выход – делать видеоинструкции. Для этого можете воспользоваться программой Camtasia Studio. Рисуете схему на экране (или слайды в PowerPoint) и по ней объясняете, как и что должно делаться.

      37. Персональный помощник

      На данном этапе к двум категориям людей, с которыми вы сейчас активно работаете (удаленные помощники и фрилансеры), добавляется третья – персональный помощник.

      Какая между ними разница?

      Фрилансеры – это обычно узконаправленные специалисты, которые умеют делать что-то одно (программисты,