Этикет делового письма. Олег Давтян

языком, то во втором случае применены общепринятые в дипломатических кругах формы вежливости, однако не копирующие стиль дипломатической переписки, где присутствуют обязательные вступительные и заключительные комплименты.

      Письма, содержащие сообщения

      Их можно назвать информационными письмами. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения. Обычно его автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

      Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

      Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

      Текст письма размещается на бланке организации и обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

      Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, заголовок к тексту.

      К сожалению, в данном образце (илл. на стр. 33) отсутствует обязательная отметка об исполнителе с указанием фамилии, имени и отчества и номера его телефона. Кроме того, текст документа не отформатирован (внизу большое пустое поле), что косвенно может свидетельствовать о небрежности исполнителя.

      Сопроводительные письма

      Сопроводительное письмо составляется при отправке по почте документов или материальных ценностей. Как правило, оно содержит разъяснения к приложенному документу, например, количество листов, пакетов, иллюстраций и т. п.

      Сопроводительные письма составляются по общей схеме делового письма и состоят из вступления, которое может включать заголовок письма, обращения к получателю и заключительной части, содержащей опись приложения и подпись отправителя. Печать на сопроводительном письме не ставится.

      Сопроводительные письма принято начинать примерно с таких слов:

      – направляю информацию,

      – возвращаем справочные материалы,

      – возвращаем подписанный с нашей стороны договор,

      – посылаем справочную литературу.

      Циркулярные письма

      К циркулярным письмам относятся документы, направляемые одним автором группе адресатов. В отличие от распоряжений, циркуляры обычно носят общий, в том числе и инструкционный характер.

      В то же время, циркулярное письмо может содержать конкретное поручение вышестоящей

      Письма, выражающие соболезнование

      Письма со словами соболезнования служат для выражения сочувствия и поддержки в трагических и печальных ситуациях. Это одно из самых трудных писем, требующих от их составителя особого чувства такта. Письмо должно быть кратким