Книга 3. Инструкции для сотрудников. Игорь Борисович Копырин

когда люди теряются в трёх соснах.

      Новый инструмент или процесс – без руководства он просто кусок кода или металла.

      Мораль: Возникновение проблем часто связано с отсутствием необходимых инструкций.

      Форматы инструкций : текст, скриншоты, скринкасты, видео.

      Сказать голосом

      – Работает, только если вы хотите, чтобы вас забыли через пять минут. Не рекомендуется.

      Написать текст

      – Классика жанра. Открываем Word и строчим, пока пальцы не начнут дымиться.

      Нарисовать картинку или сделать скриншот

      – Для тех, кто верит, что одна картинка заменяет тысячу слов.

      Записать скринкаст

      – Видео с экрана компьютера. Идеально, если вам нужно показать, а не рассказать.

      Записать видео с камеры

      – Как будто снимаете ТикТок, только серьёзный. Или хотя бы пытаетесь.

      Записать аудиофайл

      – Подходит для дополнения к инструкции или отправки на транскрибацию. Главное – говорить внятно, а не как "сейф упал на диктофон".

      Инструменты :

      Текст: Word – всё просто, старый добрый редактор.

      Скриншоты: Joxi – наглядно и быстро.

      Скринкасты: FastStone Capture – снимайте экран, как профи.

      Видео: Снимаем на телефон – камера, мотор, дубль один!

      Аудио: Диктофон – просто нажмите "запись".

      Совет: Используйте формат, который проще всего воспримет ваша аудитория. Порой лучший скринкаст – это просто понятный текст.

      3. Принципы эффективных инструкций

      "Говорим один раз"

      Всё, что нужно, должно быть оформлено чётко и понятно:

      В задачах.

      В обучающих материалах и инструкциях.

      В правилах.

      Один раз объяснили, дальше сотрудник обязан читать, а не спрашивать снова.

      "Что не написано – того не существует"

      Никаких требований к тому, что не закреплено документально.

      Никаких наказаний за то, чего нет в инструкции.

      Никаких ссылок на устные указания, приказы или комментарии.

      Задачи и распоряжения – только в письменной форме.

      "Ошибки допустимы только один раз. Их нужно фиксировать в инструкции для предотвращения повторения. "

      Если ошибка произошла, её нужно описать в инструкции, чтобы избежать повторения.

      Проколов хватило один раз, второго быть не должно.

      Итог: Письменная инструкция – это инструмент, обеспечивающий структурированность и стабильность процессов. Всё зафиксировано, всем понятно, и никто не делает одни и те же глупости дважды.

      Требования к оформлению: единый шрифт, отступы, структура.

      Единообразное оформление документов создаёт ощущение порядка, облегчает восприятие информации и исключает ненужную самодеятельность.

      Основные параметры:

      Отступы:

      Слева: 2.5 см (для удобного сшивания).

      Справа: 2.0 см.

      Сверху: 2.0 см.

      Снизу: 2.5 см.

      Шрифт:

      Используйте