Базы данных: Создание отчетов в СУБД MS Access 2007. Коллектив авторов

овные понятия

      База данных (БД) – поименованная совокупность взаимосвязанных данных, отображающая состояние объектов и их отношений в некоторой предметной области, и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Базы данных в СУБД МS Access принадлежат к типу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми установлены связи.

      База данных – файл, состоящий из таблиц и других информационных объектов.

      Таблица – информационная объект, состоящий из записей. Таблица – это фундаментальная структура данных, основной информационный объект в СУБД.

      Запись – это полный набор данных об определенном объекте реального мира: клиенте, книге, событии и т.д. Запись представляется в виде строки. Структура всех записей таблицы одинакова. Количество записей в таблице является переменным.

      Поле – это набор данных одного типа в таблице, например, фамилии всех сотрудников. Для представления поля используется столбец. Поле имеет имя и значения.

      Отчет – информационный объект, хранящий данные таблиц или запросов в виде отформатированного документа, готового к печати.

      Составной отчет – отчет, отображающий связанные данные при помощи подчиненного отчета или подтаблицы.

      Элемент управления в отчете – объект в отчете, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель, вкладка и пр.

      Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных.

      Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющий источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок в отчете.

      Практикум содержит пошаговые инструкции создания отчетов различных видов, выполнения операций простого поиска данных, фильтрации и сортировки данных, изменения структуры отчета, вставки в отчеты дополнительных элементов управления данными, а также включает задания для самостоятельного выполнения.

      Начало работы

      Для получения представления об отчетах базы данных предлагается открыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007».

      Открытие базы данных

      Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:

      1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск.

      2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access 2007. Откроется окно Microsoft Access 2007.

      3. В области «Категории шаблонов» выбрать «Учебная база данных» и затем щелкнуть Борей 2007:

      •  если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;

      •  если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать инструкциям.

      Открывается окно базы данных «Борей 2007».

      Закрывается база данных обычным для MS Office способом: в системном меню, содержащем команды работы с файлом, выбрать «Закрыть базу данных».

      Задание 1. Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных «Борей 2007». Закройте ее. Снова откройте базу данных «Борей 2007».

      Особенности интерфейса MS Access 2007

      В MS Access 2007 отличный от предыдущих версий интерфейс. Меню и панели инструментов заменяет лента меню с разными вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных.

      На вкладках размещаются инструменты или группы инструментов (группа помечена значком «треугольник»), в которую можно войти.

      Рис. 1. Лента меню MS Access 2007 с вкладками

      Также в зависимости от того, с каким объектом базы данных Вы работаете, появляются автоматически контекстные инструменты, например, при работе с формами появляются контекстные инструменты для формы.

      Под лентой расположены слева Область перехода, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект.

      Рис. 2. Окно базы данных «Борей 2007»

      В Области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке «Все объекты Access» можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в Области переходов этот объект будет отображаться в Окне редактирования на своей вкладке.

      Объекты базы данных

      База данных содержит данные в объектах следующих видов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос и модуль. Фундаментальной структурой хранения данных является таблица.