Кадровый менеджмент. Р. Р. Байтасов

системы управления персоналом

      Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [7, с.159].

      Основные функции по документационному обеспечению системы управления персоналом:

      – своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

      – доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

      – создание документов по кадровым вопросам;

      – регистрация, учёт и хранение документов по персоналу;

      – формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждённой для данной организации;

      – размножение документов по кадровым вопросам;

      – контроль исполнения документов;

      – передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [7, с.159—160].

      Делопроизводство по форме организации работ может быть централизованным – осуществляется в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате); децентрализованным – рассредоточено по различным звеньям; смешанным – наиболее важные, общие для организации работы, выполняются в одном, а остальная часть работ выполняется во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря-референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа её работников.

      Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом [8].

      Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:

      1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 за №4. Указанная Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

      2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 за №2. Указанная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.

      3. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. Указанная Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчётов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учёт и порядок