PROзакупки. Полный курс для предпринимателей. Эдуард Трымбовецкий

для кого мы пишем политику закупок? Для отдела закупок? Для сотрудников других бизнес-подразделений? Для внешних аудиторов и проверяющих органов? Как сотрудник отдела закупок в разных компаниях, отмечу, что политика разрабатывается для сотрудников компаний, которым следует понимать, как функционирует закупочная система в организации. Как правило, мало кто читает документы объемом в десятки страниц с различными схемами, сложными определениями и формулировками. В то же время небольшой по содержанию документ, написанный доступным для понимания языком, облегчит сотрудникам изучение закупочной политики, повысит его «легитимность» и вероятность надлежащего использования.

      Насколько объемной должна быть политика закупок? Все зависит от многих факторов, начиная от размера организации и заканчивая ее целями и задачами. Рекомендую коммерческим организациям разрабатывать закупочную политику объемом не более 10–12 страниц. На мой взгляд, в рамках этого объема вполне возможно охватить базовые закупочные элементы, хотя, как показывает практика, нередки случаи существования закупочных политик и регламентов на сотни страниц.

      В данном документе обязательно нужно уделить внимание такому деликатному вопросу, как конфликт интересов. Для ясности можно привести пример: в вашей организации сотрудник Н. может быть ответственен за непрямые закупки. Если сотрудник Н. обращается в компанию, занимающуюся оказанием клининговых услуг, директор которой – его близкий родственник, – это конфликт интересов. Иными словами, обязательно обращайте особое внимание на понятия и процессы, которые могут быть некорректно интерпретированы сотрудниками.

Принцип 2. Открытая и активная коммуникация

      Написанная и утвержденная закупочная политика – важный элемент. Но гораздо важнее может оказаться обеспечение условий, которые гарантировали бы вам и вашей организации соблюдение закупочных процедур. Проводите открытую и активную коммуникацию со всеми, кто напрямую или косвенно участвует в закупках компании. В случае существенных изменений (например, вы внедряете новую цифровую платформу автоматизации закупочных процессов) организуйте обучение для всех вовлеченных сторон и отметьте преимущества использования новых технологий для бизнеса. В успешной организации политика открытых дверей и активного обмена информацией должна быть зафиксирована на корпоративном уровне. Это означает, что любой сотрудник беспрепятственно может пройти обучение, необходимую адаптацию и узнать как можно больше о закупочных процессах и самой политике закупок.

      Активная и регулярная коммуникация, предоставление обратной связи и постоянный обмен информацией минимизируют сопротивление среди сотрудников организации и способствуют появлению положительных отзывов.

Принцип 3. Наличие человеческих ресурсов

      Итак, вы решили разработать закупочную политику. Вам следует ответить на один вопрос: располагаете ли вы необходимыми ресурсами для обеспечения политики закупок?