PROзакупки. Полный курс для предпринимателей. Эдуард Трымбовецкий

способен обеспечить для компании существенную экономию средств и максимальную ценность в долгосрочной перспективе.

Этап 3. Обсуждение условий контракта с выбранным поставщиком

      После принятия решения о работе с подходящим поставщиком отдел закупок переходит к обсуждению условий контракта. Для компании этот этап крайне важен, поскольку вы ведете переговоры не только о цене, которая должна быть справедливой и взаимовыгодной для обеих сторон, но и о сроках поставки и условиях оплаты, соответствующих ожиданиям компании.

      Не стоит забывать об оценке условий предыдущих контрактов, чтобы определить возможности для их улучшения и использовать полученную информацию в будущем. Например, если вы обнаружили, что ранее компания соглашалась на приобретение дорогих электродвигателей на невыгодных условиях оплаты, вы как представитель отдела закупок обязаны устранить подобные ошибки в ходе переговоров.

Этап 4. Размещение заказа на закупку

      После того как отдел закупок завершил переговоры и согласовал с поставщиком контракт на привлекательных условиях, начинается этап размещения заказа на закупку. В современных компаниях заказ оформляется в специализированных информационных системах предприятия[4] и проходит утверждение со стороны уполномоченных лиц[5]. После этого специалист по закупкам подписывает официальный документ с поставщиком, в котором указываются:

      ● наименование товара или услуги;

      ● общая сумма затрат;

      ● количество;

      ● условия оплаты;

      ● сроки поставки.

      Подписанный обеими сторонами контракт – официальное обязательство по выполнению коммерческих условий размещенного заказа.

Этап 5. Администрирование и доставка заказа

      После размещения заказа на закупку начинается следующий важный этап работы, часто игнорируемый многими закупщиками. Речь идет об администрировании заказа с момента его размещения у поставщика. На протяжении всего времени исполнения заказа ответственный сотрудник регулярно контактирует с поставщиком в целях соблюдения утвержденных сроков поставки. В некоторых компаниях отдел закупок несет ответственность за качество и приемку полученного товара, поскольку подписывает сопроводительную документацию для последующей оплаты.

Этап 6. Оплата поставленного товара

      Как только отдел закупок подтвердил, что поставленный товар соответствует качеству и условиям контракта, завершается последний этап закупочного процесса – подготовка платежных документов и проведение оплаты. В зависимости от коммерческих условий подписанного контракта между заказчиком и поставщиком оплата может производиться до и после поставки товара.

      В условиях непрерывного совершенствования и оптимизации закупочной деятельности эффективный закупочный процесс обеспечивается за счет реализации следующих шагов.

      ● Шаг 1. Обеспечение

4

В большинстве крупных российских компаний отделы закупок используют 1С и SAP.

5

Во многих компаниях заказ на закупку утверждается начальником службы безопасности, финансовым директором, юристом и руководителем отдела закупок. Если стоимость заказа превышает определенный лимит, то требуется одобрение генерального директора и совета директоров.