Sie sind nicht überarbeitet, Sie sind schlecht organisiert!. Jochen Sommer

Aktivität: Schulung der Mitarbeiter

       Aktivität: Vertragsverwaltung

       Aktivität: Papierloses Büro

       Aktivität: Routine-Systematisierung

       Anhang

       Beispiel Leitbild (Prinzipienorientiert)

       Beispiel Führungsgrundsätze

       Beispiel Wertedefinitionen

       Über dieses Buch

       Schlecht systematisierte, erfolglose und mäßig organisierte Unternehmen…

      …schaden dem Inhaber. Er verliert Geld und Lebensqualität.

      …schaden den Mitarbeitern. Sie verlieren Chancen und Möglichkeiten.

      …schaden anderen Unternehmen. Rechnungen können nicht bezahlt werden.

      …schaden den Kunden. Schwache Leistungen für wenig Geld.

      …schaden der Wirtschaft. Schwacher Wettbewerb schädigt den Standort.

      …schaden der Gesellschaft. Geringe Steuern, keine Innovationen, Fachkräfte wandern ab.

       Alle wollen, dass Sie erfolgreich werden. Hier sehen Sie, wie es geht.

      Warum ist Systematisierung so wichtig?

      Systematisierung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Unternehmensführung. Dabei geht es darum, dass man alle Bereiche eines Unternehmens optimal organisiert und strukturiert. Systematisierung macht vor keinem Prozess, keinem Bereich und keiner Person halt. Letztendlich geht es darum das gesamte Unternehmen in allen Bereichen zu professionalisieren und ständig zu optimieren.

      Ein professionell geführter Betrieb hat gegenüber dem intuitiv geführten Betrieb enorme Wettbewerbsvorteile: Es wird zuverlässig höchste Qualität und ein steigender Kundennutzen erzeugt, das Unternehmen läuft deutlich stabiler und ertragsreicher, während sich Inhaber und Angestellte voll auf Ihre Stärken konzentrieren und sich von ungewollten Aufgaben und Verpflichtungen befreien. Ein gut systematisierter Betrieb ist ein Segen für alle: Kunden, Mitarbeiter und Unternehmer.

      Schwache Organisation

      Schlecht organisierte Unternehmen hingegen belasten alle Beteiligten: Sie schaffen wenig Nutzen, der Inhaber steht ständig unter Strom und der Vertrieb funktioniert selten, weil die Leistungen nicht überragend sind, das Marketing nicht optimal funktioniert und sich der Betrieb mit unnötigen Aktivitäten befasst, die oft sinnlos und nicht selten finanziell belastend sind. Schlecht organisierte Betriebe schaden auch der Wirtschaft, weil sie ein Umfeld fördern, in dem unprofessionelle Leistungen verteidigt werden, Kunden geschädigt werden und in dem Stabilität fehlt. Auch die Beratung von schlecht organisierten Unternehmen ist für die Berater meist ärgerlich. Gute Ansätze werden zwar verstanden, aber fast nie umgesetzt. Der Grund sind häufig organisatorische Probleme, die nie gelöst wurden. Wenn Unternehmer und Angestellte ständig Zeit mit lästigen Routineproblemen verbringen, haben Sie keine Zeit sich zu verbessern.

      Ungeregelte Routine

      Ein einfaches Beispiel: In einem Unternehmen treten ständig Geschäftsvorfälle auf, die absolute Routine darstellen. Zum Beispiel fragt ein Kunde nach einem individuellen Angebot und erhält (selbstverständlich) darauf eine Antwort. In vielen Unternehmen fehlen aber hierfür sämtliche Standards: Oft gibt es nicht einmal eine einheitliche Vorlage für das Angebot oder nur der Chef kann (darf) individuelle Angebote erstellen. Ein Angestellter muss das Angebot ggfs. einfach per Email erstellen. Hierzu muss er sich den Text für das Anschreiben jedes Mal neu überlegen. Auch für den Inhalt benötigt er viel Zeit und am Ende fehlen die allgemeinen Geschäftsbedingungen (Garantieregeln etc.), weil diese zwar auf dem Server liegen, der Angestellte diese aber nicht gefunden hat oder einfach nicht daran gedacht hat. Später gibt es ggfs. Rückfragen und Probleme und wenn die AGBs schon im Angebot fehlen, sind diese im Ernstfall auch nicht gültig. Verschlimmernd kommt hinzu, dass neue Mitarbeiter diesen Routinevorfall wiederum neu „erfinden“ müssen. Ärgerlich für Kunden, ärgerlich für das Unternehmen!

      Gute Systematisierung

      Ein gut organisiertes Unternehmen verfügt für alle Routinevorfälle über sorgfältig getextete und geprüfte Vorlagen. Diese beinhalten alle für den jeweiligen Geschäftsvorfall notwendigen Informationen, sodass diese in keinem Fall vergessen werden. Für jeden Vorfall gibt es nur eine einzige gültige Vorlage, sodass auch nicht versehentlich alte Vertragsbedingungen verschickt werden können. Kunden erhalten Zugriff auf alle für Sie wichtigen Informationen (z.B. Broschüren) und werden – unabhängig vom Sachbearbeiter – immer gleich freundlich und verbindlich behandelt. Auch gibt es für die einzelnen Geschäftsvorfälle ganz bestimmte Einstiegspunkte. So wird ein Angebot eben über den zuständigen Sachbearbeiter oder eine Emailadresse oder ein Webformular angefordert und nicht „im Vorbeilaufen“ dem Chef mitgeteilt, der die Sache dann gelegentlich bearbeitet (oder vergisst). Alle Unterlagen und Korrespondenzen werden einheitlich in einer zentralen CRM-Software abgelegt und sind in jedem Fall schnell auffindbar und sichern somit die professionelle Kommunikation und im Ernstfall den Beweis, was tatsächlich besprochen und vereinbart war. Ganz nebenbei werden so auch alle gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Archivierungspflicht) erfüllt und der Betrieb stellt einen „sicheren“ Ort für Inhaber und Angestellte dar.

      Weitere Vorteile

      Systematisierung ist aber noch weit mehr, als reine Organisation. Alle Bereiche werden beachtet und strukturiert. Die Wettbewerbsvorteile, die sich dadurch ergeben sind enorm und können gar nicht alle beschrieben werden. Hier einige der auffälligsten Vorteile:

       Kein Mitarbeiter und keine Führungskraft kann sich der Systematisierung dauerhaft entziehen. Alle arbeiten nach gleichen Qualitätsstandards und haben eine ähnlich hohe Auffassung über Leistung und professionelles Verhalten im Betrieb.

       Wichtige Abläufe wie der Vertrieb, die Leistungserbringung, die Werbung laufen zuverlässig und bringen Ergebnisse. Das Unternehmen wird ertragreicher.

       Mitarbeiter sprechen „die gleiche Sprache“, wenn es um interne Abläufe geht. Jeder kennt den Unterschied zwischen Interessenten und Kunden. Jeder nutzt dieselben Wörter, um wichtige Abläufe zu beschreiben.

       Routineaktivitäten sind dokumentiert und jedermann bekannt. Einarbeitungszeiten reduzieren sich auf ein Minimum. Automatisierte Abläufe sorgen für Geschwindigkeit, gleichbleibende Qualität und halten die Mitarbeiter nicht von ihren eigentlichen Aufgaben ab.

       Durch den Wegfall lästiger Routineaufgaben konzentriert sich jeder auf seine wirklichen Fähigkeiten. Das Unternehmen wird innovativer und kreativer.

       Kunden erhalten überdurchschnittliche Leistungen und begeisternden Service.

       In Fällen, in denen Interessenten keine passende Leistung geboten werden kann, wissen dies alle Beteiligten ebenfalls und so wird keine Zeit für unpassende Angebote vergeudet oder es werden „Klimmzüge“ unternommen, um die eigene Leistung so zu verbiegen, dass es irgendwie doch noch passt.