Praxishandbuch Büro. Christoph Störkle

5.6 Progressive Abstraktion

      Die progressive Abstraktion wird vor allem für die Problem-Erkennung eingesetzt.

      1. Problemanalyse / Problemdefinition

      2. Spontane Lösungen werden erfasst (z.B. durch Brainstorming)

      3. Kritische Betrachtung der Lösungen. Sind die Ursachen tieferliegend?

      4. Das Problem wird von einer anderen Ebene betrachtet. Worauf kommt es eigentlich an? Wofür ist das eigentlich gut? Was ist das Wesentliche?

      5. Spontane Lösungen zum abstrahierten Problem werden erfasst (z.B. durch Brainstorming). Wie könnte das noch gehen?

      6. Kritische Betrachtung der Lösungen

      7. Wurde keine Lösung gefunden, erneute Abstraktion. Das wird wiederholt, bis das generelle Problem komplett verstanden ist.

       5.7 Nutzwertanalyse (auch Punktbewertungsverfahren oder Scoring-Modell)

      Mit der Nutzwertanalyse kann mithilfe einer Matrix eine Entscheidung getroffen werden.

      Beispiel „Neue Verkaufsstelle“:

      -> Standort 1 käme wohl am ehesten in Frage.

      Das Ergebnis gibt nur eine bestimmte Richtung von den Einschätzungen der Teilnehmer an. Endlose Diskussionen und Gesichtsverluste der einzelnen Teilnehmer werden so vermieden.

       Systemisches Konsensieren

      Das systemische Konsensieren funktioniert ähnlich wie die Nutzwertanalyse. Bei Abstimmungen werden die Widerstandsstimmen (1 = kein Widerstand / 10 = total dagegen, oder auch andersherum) gezählt. Die entsprechende Entscheidung wird nach dem geringsten Widerstand getroffen.

      Beispiel: Wohin soll die Gruppe heute Abend zum Essen gehen?

      -> Der Italiener hat den geringsten Widerstand. Deshalb wird die Gruppe wohl heute Abend Pizza essen gehen.

       5.8 Osborn-Checkliste

      Mithilfe der Osborn-Checkliste sollen mögliche Verbesserungen oder Innovationen entwickelt werden. Den Ausgangspunkt bildet eine bestehende Lösung oder Konzept. Dabei wird ein Fragekatalog abgearbeitet:

      1. Alternative Verwendungen?

      2. Adaptieren? Was kann man kopieren?

      3. Substituieren? Was kann man ersetzen (Material, Farbe, Richtung, …)?

      4. Magnifizieren? Was kann vergrößert werden (höher, länger, dicker, multiplizieren, zusammenfügen, verdoppeln, mehr Zeit, häufiger, heller, …)?

      5. Minifizieren? Was kann man weglassen (kleiner, tiefer, kürzer, aufteilen, …)?

      6. Rearrangieren? Was lässt sich vertauschen? Andere Reihenfolge?

      7. Umkehren? Verkehrung in das Gegenteil möglich? Rollen vertauschen?

      8. Modifizieren? Hinzufügen von Bedeutung, Form, Bewegung, Klang, Geruch, …?

      9. Kombinieren? Was lässt sich kombinieren?

       SCAMPER

      Ähnlich funktioniert SCAMPER:

      S = Substitute (Ersetzen)

      C = Combine (Kombinieren)

      A = Adapt (Abändern)

      M = Modify (Modifizieren)

      P = Put (Weitere Verwendungen finden)

      E = Eliminate (Entfernen)

      R = Reverse (Auf den Kopf stellen)

       5.9 Synektik

      Die Synektik ist etwas komplizierter als das Brainstorming. Dabei werden folgende Phasen durchlaufen:

      1. Problemanalyse / Problemdefinition

      2. Spontane Lösungen werden erfasst (z.B. durch Brainstorming)

      3. Basierend auf den spontanen Lösungen wird das Problem neu formuliert

      4. Bildung von direkten Analogien, z.B. zu Natur, Schule, Politik, …

      5. Bildung von persönlichen Analogien. So identifiziert man sich persönlich mit dem Problem.

      6. Bildung von symbolischen Analogien

      7. Bildung einer zweiten direkten Analogie zu den symbolischen Analogien

      8. Analyse der zweiten direkten Analogie (Merkmale, Funktionen, Hilfsmittel, …)

      9. Force-Fit: Die letzten Analogien werden mit Schritt 3 (neu definiertes Problem) in Verbindung gebracht.

      10. Entwicklung von (konkreten) Auswahlmöglichkeiten, Lösungsansätzen, Nutzenbewertungen, …

      6 E-Mails

      „Kürzlich mailte mir einer ganz erstaunt: „Ach, Sie gibt es wirklich?““

       Wolfgang J. Reus; deutscher Journalist, Satiriker, Aphoristiker und Lyriker

      Wer kennt sie nicht, die E-Mail Flut im Arbeitsalltag? Wer früher zwei bis drei Brief pro Tag bekam, bekommt heute 200 bis 300 E-Mails. Das folgende Kapitel soll helfen, das Medium E-Mail sinnvoll zu nutzen und auch Alternativen aufzuzeigen.

       6.1 E-Mail Checkliste

      Empfänger

      Wenn man nicht möchte, dass die Adressaten in den ersten beiden Feldern (AN und CC) erfahren, dass die Nachricht noch an weitere Personen geht, setzt man diese in die BCC-Zeile (Blind Carbon Copy, Blindkopie).

      Betreff

      • So einfach und aussagekräftig wie möglich! Auch Nicht-Spezialisten müssen sofort erkennen können, um was es geht. Also möglichst keine Abkürzungen und technische Fachwörter.

      • Keine endlosen Präfix-Ketten! Beispielsweise: Re: AW, Re(2), AW, AW, …

      • Nicht mehr als 50 Zeichen

      • Schlüsselworte nach vorne

      • Möglichst personalisiert (Name, Firma, Ortsname, …). So fällt man in der heutigen E-Mail Flut etwas mehr auf. Beispielsweise: „Der aktuelle Projektverlauf, Frau Maier“ oder „Angebot für Firma XY“. Das Ganze aber nur, wenn es auch passend ist!

      Anrede und Grußformel

      Auch hier gilt es, möglichst persönlich zu schreiben und die üblichen Floskeln ("Sehr geehrter …") zu vermeiden:

      - Personalpronomen SIE: Guten Morgen / Guten Tag / Einen wunderschönen guten Tag / Grüß Sie / Sehr geehrte; liebe Frau XY / …

      - Personalpronomen DU: Hallo / Servus / Grüß dich / Mahlzeit / Grüß Gott / …

      Einleitung

      • Mit etwas Positivem beginnen

      • Nicht mit „ich“ beginnen

      • Zügig auf die neue Information kommen. Keine Wiederholung von Altbekanntem.

      • Altmodische Schreibweisen wie „hiermit“ oder „mit diesem Schreiben“ vermeiden

      Hauptteil

      • Einfache, kurze und prägnant Sätze -> Zehn bis zwölf Wörter pro Satz / nur einen Gedanken pro Satz / wenig Nebensätze

      • Sätze aktiv formulieren. Das erweckt den