Procesos de gestión de departamentos del área de alojamiento. HOTA0208. Verónica Atienza Sobrino

personas se van a necesitar.

      5 Cuál será el coste de personal.

      6 Qué elementos de inversión se necesita.

      7 Qué cantidad de efectivo se debe tener en cada momento.

      Y transcurre en las siguientes etapas:

      1 Previsión.

      2 Presupuestos.

      3 Control.

      La previsión supone expresar o acopiar en un documento todas y cada una de las cuestiones que se tienen que tener previstas antes de iniciar la actividad, de forma que nada quede al azar, asegurándonos unas posibilidades de éxito mayores.

      Significa reflexionar sobre:

      1 Inversiones necesarias. Componentes materiales y humanos necesarios para llevar a cabo la actividad empresarial.

      2 Capacidad financiera. Fuentes económicas con las que se cuenta para financiar el plan de inversiones.

      3 Previsión de ventas. Se establece a partir de los datos del mercado y del precio del producto.

      4 Previsión de gastos a partir de la previsión de ventas.

      5 Previsión de fondos líquidos que se van a requerir en la actividad de explotación.

      En el presupuesto, al inicio de cada ejercicio económico, las empresas, siguiendo los objetivos establecidos, elaboran un plan que contiene el conjunto de los ingresos y gastos empresariales previstos para ese período, así como las necesidades de inversión y financiación y, por último, en base a todo lo anterior, el presupuesto de tesorería. El presupuesto es el documento contable que incluye dicho plan.

      A partir de los datos que ofrecen los distintos presupuestos, se elaboran el balance previsional y la cuenta de pérdidas y ganancias previsional, que dan a conocer una situación teórica de la empresa en un futuro inmediato.

      El control, es decir, la fase en la que los registros y anotaciones que se han ido realizando se comparan, da a conocer las desviaciones que se han producido en los distintos parámetros del análisis.

       Importante

      Para que la gestión presupuestaria tenga éxito, es muy importante que cada responsable, a todos los niveles, esté convencido de que con los medios que tiene a su disposición, en los plazos marcados y sin sobrepasar los costes presupuestados, es posible alcanzar los objetivos propuestos.

3. Concepto y propósito de los presupuestos. Justificación

      La principal función de la dirección de la empresa es la función de planificación, que desarrolla mediante la elaboración de los diferentes planes (plan de producción, plan de inversiones, plan de financiación, etc.).

      El presupuesto es, por lo tanto, el resultado de los diferentes planes que elabora la empresa.

      Y a través de el, la dirección de la empresa contará con un informe detallado que preverá datos como qué capital se gastará, cuáles serán los costes e ingresos, o cuáles serán los recursos humanos que se necesitarán.

      3.1. Concepto de presupuesto

      Los presupuestos son la representación en términos numéricos de los planes para un establecido período de tiempo. O dicho de otro modo, es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas. Son, por lo tanto, las previsiones de resultados que se esperan lograr reflejados en términos financieros o monetarios o en términos no financieros, según hagan referencia a cuestiones de ingresos, gastos, capital, o a cuestiones de horas de mano de obra, materias primas, número de clientes, etc.

      El presupuesto puede estar expresado en términos monetarios.

      A través de los diversos presupuestos que debe confeccionar la empresa, la dirección obtiene un informe anticipado, que le sirve para confiar autoridad y a la vez responsabilidad a niveles inferiores del organigrama, además de ser un excelente sistema de control de cada una de esas unidades.

      El presupuesto es una herramienta básica de planificación a corto y medio plazo, pues suele estar referido a un plazo de tiempo establecido, normalmente un año.

      Además, es una herramienta clave de política económica, pues es el punto de partida de todas las decisiones que toma la dirección de la empresa. Permite fijar prioridades y evaluar el logro de sus objetivos.

      Es un eficaz instrumento de control para la dirección de la empresa y una herramienta de estudio, pues a través del examen de desviaciones se aprende de los errores y aciertos pasados.

      En la elaboración de los presupuestos de hostelería siempre es aconsejable ir partiendo, para su realización, de una composición de departamento por departamento, ya que de esta forma, al ser diversos tipos de servicio, será más fácil su exactitud y no se incurrirá en un enjuiciamiento global. Recordemos que dentro de un mismo establecimiento tenemos arrendamientos (salones, habitaciones), venta de productos a los que hemos añadido solo la mano de obra (por ejemplo, las bebidas) y venta de artículos que han pasado por un proceso de elaboración y transformación (por ejemplo, las comidas).

      Una forma muy cómoda de presentación y seguimiento de los presupuestos para un año sería confeccionar un listado mensual de las previsiones, donde por columnas se tendrían las diferentes cuentas y los diferentes meses.

      La siguiente tabla presenta un ejemplo de sistema de presentación de presupuesto.

      3.2. Propósito de los presupuestos. Justificación

      Los presupuestos pretenden y tienen su razón de ser en los siguientes aspectos:

      1 Descentralización de autoridad: la planificación se basa en elaborar presupuestos detallados para cada sección o departamento.

      2 Definición de responsabilidades: cada sección, departamento o persona individual debe responsabilizarse del cumplimiento del presupuesto o la parte del mismo que le corresponda, que debe ser flexible para que los responsables puedan establecer formas y medios de lograrlos.

      3 Motivación del personal: todo el personal ha de participar para su logro, por el placer de su cumplimiento, por la gratificación monetaria o en forma de incentivos que se pueda implantar, y como medio para realizar carrera profesional.

      4 Analizar desviaciones por parte de la dirección: comparar la realidad alcanzada con la presupuestada y estudiar sus diferencias si las hubiere.

4. Definición de ciclo presupuestario

      El ciclo presupuestario es el conjunto de operaciones o procesos o etapas específicas que se desarrollan en la elaboración de los presupuestos, siguiendo un orden determinado, y que tienen un carácter continuo.

      Las etapas o fases que este incluye son las siguientes:

      1 Fase de elaboración. Es responsabilidad de las diferentes áreas o departamentos de los establecimientos hoteleros, la confección de sus presupuestos según las normas y directrices establecidas por la dirección. Los presupuestos se suelen elaborar para un período equivalente a un ejercicio contable (año económico) y se presentan antes de comenzar con este.

      2 Fase de aprobación. Debe ser la dirección de la empresa la que apruebe los presupuestos presentados por los diferentes departamentos.

      3 Fase de ejecución.