Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020. Надежда Максимова

не запланированы, но работы по совершенствованию описи или составлению дополнительных элементов научно-справочного аппарата будут включены в перспективный план работы на 2021 и последующие годы.

      Еще один пример. Весной 2020 года по нашему обращению РГВИА начал переработку описей Военно-Учетного Архива (ВУА) Описи были составлены так, что у пользователя просто не было шанса с первого раза получить микрофильмированные документы из некоторых дел. Многочастные дела («дело ** часть 1», «дело ** часть 2» и т.д.) в описях не имели отметок о микрофильмировании, а заказ микрофильмированного дела без нужной отметки, приводил к гарантированному отказу в выдаче дела. Наше обращение было принято и признано справедливым замечанием.

      Если Вы видите подобную ситуацию – не проходите мимо. Напишите обращение, предложите варианты решения проблемы. Возможно, Архиву нужна помощь – набить в текстовом или табличном виде список дел ПФС или ОЦ для размещения на сайте. Это простая волонтерская инициатива, но она нужна пользователям, а не архиву. Если пользователи не возмущаются, архивы оставляют описи в недоработанном виде.

      И некоторые уточнения появились в новом документе:

      Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии

      Утвержден приказом Росархива от 25 июня 2020 г. №75

      Архивный документ, признанный находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в течение двух рабочих дней с даты принятия руководством архива соответствующего решения:

      …включается в перечень архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ, размещаемый в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

      Согласно этому документу, мы вправе требовать теперь от архивов размещения на сайте Перечня дел НФС.

      Итак, Есть несколько способов информирования пользователей о существенных отметках:

      • Непосредственно в описях, как прописано в «Правилах».

      • Создавать отдельный файл, по которому пользователи могут проверять дела на отметки, как указано в «Порядке признания дел НФС». Этот файл должен быть доступен на сайте архива.

      • Отдельная база данных для проверки доступности документов, как это реализовано в Архиве Москве. Пользователь вводит номера фонда, описи, дела и получает информацию, есть ли ограничения на заказ этого дела. Такой формат перечня дел НФС тоже допускается.

      В третьем разделе справочника Вы найдете только 2 архива, выложивших списки НПФ на своих сайтах на 01.01.2021. О чем это говорит? А том, что для Вас есть работа – написать письмо в свой архив и просить их сделать то, что они должны согласно процитированному выше нормативному акту.

      Еще несколько документов на эту тему.