Все аспекты деятельности испытательной лаборатории. Практическое пособие. Надежда Лаврова

что документ возможно прочесть в тот момент времени и в том месте, где это необходимо сотруднику лаборатории для выполнения своих обязанностей;

      – хранение. Документация лаборатории может храниться в различном виде (бумажном, электронном, визуальном, звуковом). Важно обеспечить защиту документации во время хранения, возможность ее восстановления и доступа, когда это необходимо;

      – пересмотр. Каждый документ рано или поздно устаревает, а информация документа теряет свою актуальность. Чтобы продолжать применять документ, необходимо регулярно осуществлять его пересмотр. Периодичность пересмотра зависит от статуса документа, уровня документа в структуре документации и стабильности внутренних и внешних факторов деятельности лаборатории.

      Все эти действия должны применяться в лаборатории для управления документацией. Однако в зависимости от вида документации они могут применяться по-разному. В ходе внедрения системы качества необходимо разработать схемы управления для каждого вида документации лаборатории. Как правило, такие схемы представляются в процедурах системы качества или картах процессов.

      Испытательная лаборатория должна разработать и поддерживать процедуры управления документацией, предусматривающие:

      – порядок утверждения и выпуска документов;

      – порядок составления, учета и хранения документов испытательной лаборатории;

      – порядок учета, ведения и хранения документов системы менеджмента качества;

      – описание системы информационного обеспечения;

      – перечень имеющейся нормативной технической и методической документации;

      – проверку полноты требований документов уполномоченным на это сотрудником;

      – анализ и актуализацию (внесение изменений) по мере необходимости и повторное утверждение документов;

      – обеспечение персонала соответствующими копиями документов на рабочих местах;

      – обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми, в том числе при пересмотре документов;

      – обеспечение регистрации внешних документов;

      – предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

      В испытательной лаборатории должны быть разработаны и внедрены процедуры идентификации, сбора, индексирования, систематизации, доступа, ведения, хранения и изъятия записей по системе менеджмента качества и техническим вопросам, должны быть установлены сроки хранения записей и обеспечено их безопасное и конфиденциальное хранение.

      Записи должны быть изложены четким, понятным языком. Для записей на электронных носителях должны быть разработаны процедуры их защиты, в том числе от несанкционированного внесения в них изменений, и восстановления.

      Записи по системе менеджмента качества