Система Филиппова. Результативный бизнес. Сергей Филиппов

Excel. Создаете таблицу со следующими столбцами:

      a) ФИО сотрудника.

      b) Дата постановки задачи.

      c) Суть задачи.

      d) Дата выполнения.

      e) Формула. Если текущая дата больше или равна дате выполнения, то высвечивается слово «контроль». Так вы сможете всегда видеть, какие задачи должны быть выполнены сегодня. Вы можете фильтровать информацию в столбцах, каждый раз получая новые данные о работе вашего отдела. Какие вообще задачи выполнял сотрудник? Какие задачи должен сотрудник выполнить на этой неделе? В этот день? Какие задачи выполнены, а какие забыты?

      Шестой колонкой можно поставить предварительный контроль, например, за три дня до дедлайна, чтобы напомнить о приближающемся дне «икс».

Современный метод

      Существует множество программных обеспечений, с помощью которых можно автоматизировать контроль всех рабочих процессов, происходящих в компании. «Мегаплан», «Битрикс», «Адванта», Jira – выбирайте на любой вкус. Использование программы экономит от 20 до 50 % времени руководителя, так как позволяет решить сразу несколько проблем:

      1. Забывчивость сотрудника. После того как вы поставили задачу в системе, сотруднику приходит электронное письмо или CMC-уведомление, в котором вы прописали требования и сроки. Все дела формируются в общий список с хронологией выполнения. Это очень удобно, когда вы ставите много задач, различных по срочности. Сотрудник видит, что ему дано, например, три дня на выполнение какой-то задачи, и далее он сам планирует свое время, чтобы уложиться в срок. Кстати, система не оставит его в покое, пока он не завершит дело, и будет ему автоматически напоминать о приближающемся дедлайне.

      2. Потерянные данные в работе над проектом. В базе можно хранить всю переписку, дополнительные материалы, файлы, ссылки. Вам не придется перерывать почту в поисках заветного письма от фрилансера или создавать папку-архив у себя на компьютере и все время сохранять там материалы по проекту. Все собрано в одном месте, на отдельном сайте. В систему также можно добавлять удаленных сотрудников и вести переписку через систему, чтобы ничего не потерять.

      3. Конфликты между сотрудниками разных подразделений.

      В первую очередь это касается взаимодействия отделов продаж и маркетинга, отдела закупок и бухгалтерии, отдела продаж и бухгалтерии, когда сотрудники не понимают разницы между проектным и функциональным управлением.

      Давайте разберем на конкретном примере. Функционально бухгалтер подчиняется главбуху, но в рамках какого-то проекта, например, участия компании в тендере, он обязан выполнить задачи от менеджера по продажам. Вот менеджер подходит к бухгалтеру и получает жесткий отпор: «Я тебе не подчиняюсь. У меня своей работы хватает. Мне некогда» – и так далее.

      Что делать менеджеру? Прорываться к главбуху или к директору за помощью? Или стараться подружиться с бухгалтершей – носить ей шоколадки, говорить комплименты? Тогда как сроки поджимают. Ему