Заряжен на 100 %. Энергия. Здоровье. Спорт. Ренат Шагабутдинов

      Блокировать праздную переписку

      Итак, вы попали в копию групповой переписки: в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха – так или иначе, письма не по делу и множатся с каждой секундой.

      Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно:

      • В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать» (Ignore). Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.

      • В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del.

      В обоих случаях можно изменить свое решение, если вы захотите вновь читать цепочку писем.

      Подготовить шаблоны

      Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, у которых одни и те же адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.

OUTLOOK

      Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, которые не будут меняться.

      Далее нажмите Файл → Сохранить как → Шаблон Outlook и придумайте название для него.

      Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:

      Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму → Шаблоны в файловой системе → В списке файлов выбираете нужный шаблон.

GMAIL

      Сначала нужно активировать следующую опцию:

      Настройки → Лаборатория → Шаблоны ответов.

      В правом нижнем углу в окне с новым письмом нажмите на кнопку со стрелкой – в выпадающем списке появится пункт «Шаблоны».

      Подготовьте шаблонный ответ и сохраните его с помощью этой опции – и в будущем вы сможете вставлять его в сообщения одним щелчком.

      Уведомлениям – нет!

      Я (Ренат) рекомендую отключить все уведомления на телефоне, в почте на компьютере, на планшете и других устройствах.

      Вы должны сами решать, когда вам проверять новые сообщения в тех или иных мессенджерах и средствах связи, а не дергаться из-за каждого нового сообщения. Помните, что нам нужно до 15–20 минут, чтобы снова погрузиться в контекст задачи, над которой мы работали, после отвлечения.

      То же касается и мессенджеров на компьютере. Например, в скайпе можно «заглушить» отдельные чаты. Как известно, многие групповые переписки, созданные по работе или для обсуждения конкретного проекта, рано или поздно превращаются в «курилку», где обсуждается все подряд. Выбирайте такую переписку, заходите в меню «Беседа» и ищите пункт меню «Настройки уведомления»:

      Второй способ еще проще: набираете в чате команду /alertsoff (ее не увидят собеседники).

      Продуктивность

      В этом разделе мы приводим несколько советов, которые увеличат вашу продуктивность и помогут вам сберечь время и силы.

      Хлам на столах

      Избавляйтесь от хлама на виртуальном рабочем столе и на физическом. Старые журналы, бумаги, записи, чеки, диски – на обычном столе; бесчисленные папки, файлы –