Убедительное письмо. Как использовать силу слов. Питер Фредерик

ранее примеров желаемые результаты могут быть следующими:

      • приглашение на собеседование по поводу вакансии;

      • 90 % сотрудников адаптируются к новой корпоративной политике в течение семи дней;

      • победа в тендере;

      • выплата всего безнадежного долга в течение 28 дней.

      Хотя постановка цели – вполне очевидный процесс, здесь все же есть некоторые трудности:

      1) поставить слишком много целей;

      2) забыть о цели;

      3) не отвечать на вопрос.

      Слишком много целей

      «Я хочу сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты. И о ремонте в офисе. И о новом директоре. И о том, что надо поднять моральный дух. И повысить прибыль на 20 %».

      Конечно, это преувеличение, но, думаю, вы поняли. Мы часто стремимся включить все новости в один текст. Особенно это касается массовых рассылок электронных писем. Однако не забывайте, что большинство людей воспринимают лишь одно сообщение из коммуникации любой формы, так что не переусердствуйте.

      У вас могут быть промежуточные цели, но они должны быть реалистичными. Например:

      «Сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты и удержать негативную реакцию на уровне 5 %».

      Это разумно, к тому же необходимость минимизировать негативную реакцию побуждает вас аккуратно формулировать свое сообщение. А такая задача:

      «Сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты и повысить моральный дух»

      – это уж слишком.

      Даже в длинных документах (таких, как годовые отчеты или торговые предложения) должна быть одна-единственная цель, даже при наличии промежуточных задач.

      Если вы забыли о цели

      Такое случается со всеми. Мы пишем длинные документы или электронные письма, которые, как нам кажется, должны поразить любого читателя, а потом выясняется, что никто так и не понял, что имелось в виду. Значит, мы забыли о своих целях.

      Жалобы – прекрасный пример. Почему вы жалуетесь? Чего вы ждете? Если вы хотите получить обратно свои деньги, именно на этом должны сосредоточиться все ваши послания компании, а не только первое письмо. Очень легко отвлечься на цифры, даты и поиск виноватых и забыть основную цель письма. Так что, если ваша задача – разразиться пламенным негодованием, так и сделайте.

      Если вы не отвечаете на вопрос

      В бизнесе пишут в основном в ответ на вопрос или заявку. Это также относится к внутренней переписке по электронной почте и тендерам. Человек, которому вы отвечаете, ожидает конкретного результата. Если он ясно сформулировал свои ожидания, убедитесь в том, чтобы он получил то, что ему нужно. Точно так же, если вы заявляете, что покажете что-то, сделайте это.

      Вот пример тендера.

      2.2.7. Облегчение выполнения задач благодаря прямому доступу к ключевому оборудованию.

      Так как разработка проекта X в первую очередь зависит от специального оборудования, основные партнеры берут на себя ответственность за обеспечение данным оборудованием. Разделение обязанностей в каждой компании консорциума делает их единственными