500 советов секретарю. Ольга Анатольевна Энговатова

передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

      ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:

      1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;

      2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;

      3) обработать и отправить исходящие документы;

      4) наметить мероприятия на следующий день.

      В течение всего рабочего дня ведутся:

      а) работа с посетителями, телефонные переговоры;

      б) подшивка исполненных документов в дела;

      в) выполнение работ на компьютере;

      г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

      КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:

      1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;

      2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;

      3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.

      Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.

      СОВЕТ. Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.

      Подводя итоги: следует еще раз отметить, что должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.

      Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции – левой, но когда отсутствует секретарь – директор и вовсе без рук.

      3. Руководитель, его стиль управления и секретарь

      3.1. Взаимоотношения с руководителем

      Общение с начальником – неотъемлемая часть работы секретаря-референта. При этом секретарю следует учитывать особенности характера руководителя, его привычки, знать его требования. Секретарь приходит на работу до руководителя. К приходу руководителя секретарь должен проверить, все ли в порядке в кабинете, подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности, проверить работу компьютера и оргтехники. Кабинет должен быть проветрен и убран. Иногда для хорошего настроения руководителю с утра необходимы чашка горячего кофе или чая и проветренный кабинет. Эта работа не потребует значительного времени. Вам хватит и 10 минут. Но тем самым вы сможете повлиять