Soft Skill für Young Professionals. André Moritz

heute kannst besorgen …

      … das verschiebe nicht auf morgen.“

      GROSSMÜTTER ALLER WELT

      Erledigte Aufgaben verschaffen Ihnen motivierende Erfolgserlebnisse

      Ein über viele Lebzeiten hinweg getragener Grundsatz, der auch heute unveränderte Gültigkeit hat: Wenn Sie etwas heute erledigen können, erledigen Sie es auch heute. Erledigte Aufgaben verschaffen Ihnen motivierende Erfolgserlebnisse. Sie nehmen die Last von Ihnen, diese Aufgabe und viele andere unerledigte Angelegenheiten noch vor sich zu haben. Außerdem erreichen Sie schneller gewünschte Ergebnisse. Machen Sie sich frei von Perfektionismus, dem Aufschieben und statisch adaptiver Vermeidungshaltung. Verabschieden Sie sich von Denkmustern wie diesen „Vielleicht erledigt sich das von allein“ oder „Vielleicht sollte ich lieber noch abwarten, bis ich diesbezüglich mehr Sicherheit habe“. Ihr privates Leben und wirtschaftliche Prozesse werden stets von Unsicherheit gekennzeichnet sein. In einem solchen Umfeld Aufgaben aufzuschieben, ist nicht nur keine Lösung, sondern führt sogar recht schnell zu Problemen.

      Anwachsende Aufgabenberge, überfüllte „To do“-Listen, unerledigte Angelegenheiten und offene Rechnungen – all dies führt in der Regel zu psychologischen Belastungen. Stress, Unausgeglichenheit, Unzufriedenheit bis hin zu psychischer und physischer Krankheit sind die Folgen. Wer Dinge direkt und so früh wie möglich anpackt, verhindert, dass Berge und Stapel an Arbeit auflaufen. Wenn Sie heute besorgen, was Sie heute besorgen können, werden Sie morgen mit einem befreienden, positiveren Gefühl aufwachen. Nutzen Sie dieses Gefühl als Basis für ein zufriedenes Leben und erfolgreiches Zeitmanagement.

      Persönliche Leistungskurve einplanen

      Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf. Versuchen Sie deshalb, bei Ihrer Zeitplanung unbedingt Ihre individuelle tägliche Leistungskurve zu berücksichtigen.

      Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf

      Sie werden in der Regel um fremdbestimmte Zeitabschnitte im Tagesablauf nicht herumkommen. Hier sind Sie von anderen Menschen abhängig und müssen sich Sachzwängen fügen. Beispiele sind Öffnungszeiten, die Koordination von Terminen mit anderen Menschen oder eine feste Zeit, zu der das Kind zur Schule gebracht werden muss. Für die restliche Zeit planen Sie hingegen Aufgaben gemäß Ihrer persönlichen, täglichen Leistungskurve. Dazu ist es wichtig zu verstehen, wie sich Ihre physische und psychische Leistungsfähigkeit über den Tag verteilt. Wann Ihre Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit am höchsten ist, hängt zum Beispiel von folgenden Faktoren ab:

      ▪1. Biorhythmus

      ▪2. Aufsteh- und Bettgehzeiten

      ▪3. Essgewohnheiten

      ▪4. Alter

      ▪5. Gesundheitszustand

      ▪6. Konsum von Genussmitteln

      ▪7. Wetter und Jahreszeit

      Planen Sie besonders wichtige, komplexe und anstrengende Aufgaben und Aktivitäten im Bereich Ihrer täglichen Leistungshochs ein. Lästige und wenig anspruchsvolle Routineaufgaben realisieren Sie hingegen in den typischen Leistungstiefs, zum Beispiel nach der Mittagspause.

      Verteilung wichtiger, komplexer und anstrengender Aufgaben

      Typische Leistungshochs liegen bei vielen Menschen am frühen Vormittag (9.00 – 11.00 Uhr), am späten Nachmittag (15.00 – 16.00 Uhr) und am frühen Abend (18.00 – 19.00 Uhr). Hoch motivierte Mitarbeiter sowie typische Nachtarbeiter können darüber hinaus noch am relativ späten Abend bis zur Mitternacht erstaunliche Energiepotenziale aktivieren.

      Wie Ihre konkrete Leistungskurve aussieht, können Sie nur aus der Erfahrung beantworten oder durch konkretes Protokollieren herausfinden. Führen Sie zwei Wochen lang „Tagebuch“ über Ihre Stimmungen, Ihre subjektive Produktivität zu verschiedenen Tageszeiten, Ihre Motivation und Begeisterung für Aufgaben sowie Zeiten der Lustlosigkeit, Müdigkeit und Erschöpfung. Wählen Sie dazu möglichst zwei Wochen aus, die für das Gesamtjahr repräsentativ sind. Werten Sie Ihr Protokoll danach aus, und Sie werden über die Zeit hinweg typische Muster entdecken.

      Der Zeitpunkt des persönlichen Leistungshochs resultiert erstens aus den nicht beeinflussbaren Faktoren sowie zweitens aus individuell steuerbaren Verhaltensweisen. So können Sie zum Beispiel den enormen Leistungsabfall und die so genannte Mittagsmüdigkeit eindämmen, indem Sie leichtere (und gesündere) Kost zur Mittagszeit zu sich nehmen. Statt schwer im Magen liegenden, fetten Fleischgerichten wählen Sie zum Beispiel einen leichten Salat. Insgesamt sollten Sie sich nicht gegen Ihre Leistungskurve stellen, sondern Ihre Zeit mit ihr planen.

      Filter nutzen

      Nutzen Sie für den effektiven Umgang mit Ihrer Zeit aktiv Filter und Ihnen zur Verfügung stehende Filtermöglichkeiten. Dies kann bei der persönlichen Korrespondenz anfangen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail-Postfächer möglichst vor unerwünschter Werbung, so genanntem Spam geschützt sind. Privatpersonen und insbesondere intensiv mit dem Internet arbeitende Personen sind von Spam-Fluten häufig terrorisiert. Nutzen Sie getrennte E-Mail-Adressen für private Korrespondenz und geschäftliche Angelegenheiten. Legen Sie sich eine spezielle E-Mail-Adresse an, die Sie bei Zwangsregistrierungen für bestimmte Dienste und Zugänge angeben können. Viele Anbieter sammeln und verkaufen diese E-Mail-Adressen, sodass das Eintreffen von Spam-Fluten nur eine Frage der Zeit ist. Lassen Sie diese Postfächer einfach überlaufen, und holen Sie mit dem E-Mail-Programm lediglich die Mails der privaten und geschäftlichen Adresse ab. Wenn alles nichts hilft, müssen Sie nach einer Zeit Ihre E-Mail-Adresse wechseln, um dem Spam zu entgehen. Die automatischen Spam-Filter von vielen E-Mail-Diensten filtern bereits eine Menge für Sie heraus. Einige Dienste bieten auch individuell konfigurierbare Filter an.

      E-Mail-Eingang automatisch sortieren lassen

      In jedem Fall bietet Ihr E-Mail-Programm die Möglichkeit, eingehende Mails nach bestimmten Kriterien sortieren zu lassen. Legen Sie für jede Person einen separaten Ordner an und lassen Sie alle eingehenden Mails von dieser Person direkt aus dem Posteingang in diesen individuellen Ordner umleiten. Wenn Sie bestimmte E-Mail-Newsletter abonniert haben, sammeln Sie diese in einem separaten Ordner. So bewahren Sie die Übersicht über eingehende Mails. Anstatt alle Nachrichten in einem einzigen, überlaufenden Posteingangsordner zu durchsuchen, wählen Sie bei Bedarf einfach den Ordner einer bestimmten Person, Firma oder eines Projekts, um dort direkt alle relevanten Nachrichten übersichtlich gefiltert angezeigt zu bekommen. Automatische Filter in Ihrem E-Mail-Programm müssen nur einmal eingerichtet werden, sparen Ihnen aber auf Dauer nicht nur Zeit, sondern unterstützen Ordnung und Orientierung.

      Keine Werbung

      Eine analoge Idee, um durch „Filter“ Zeit zu sparen und sich nicht mit unnötigen Dingen zu belasten: Kleben Sie auf Ihren Briefkasten einen Aufkleber „Keine Werbung“. Zeitungs- und Briefträger sind in der Regel verpflichtet, diesen Aufkleber zu respektieren. Die Folge: Die Flut von Prospekten von Lebensmittel-Discountern, Möbelhäusern, Teppichfachgeschäften und lokalen Werbeblättern geht auf ein Mindestmaß zurück. Ihr Briefkasten wird nicht mehr jeden Tag mit unbenötigten Materialien überfüllt, die Sie zu allem Leid auch noch mit einem Gang zur Papiertonne oder dem Recycling-Hof entsorgen müssen.

      Anrufbeantworter nutzen

      Ebenso wie Sie die Informationsflut digital und in Papierform durch Filter eindämmen können, lässt sich auch ein anderes Medium – das Telefon – filtern. Nutzen Sie so weit es möglich ist Ihren Anrufbeantworter. Wenn Sie gerade mit einer bestimmten Aufgabe beschäftigt sind und es vertreten können, lassen Sie den Anrufer doch eine Nachricht hinterlassen. Im Ernstfall können Sie das Gespräch immer noch annehmen. Ansonsten führt der Anrufbeantworter dazu, dass sich der Anrufende kurz und prägnant äußert. Sie ersparen sich so manches Telefonat, das Sie von Ihrer Aufgabe ablenkt und danach eine unnötige Wiedereinarbeitungszeit provoziert.

      Filtern können Sie zu guter Letzt auch dadurch, dass Sie andere für Sie Relevantes und Wichtiges filtern lassen. Statt unzählige Bücher zu sichten, nutzen Sie einen Dienst, der Ihnen Zusammenfassungen