Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг. Анна Сосновая

слово «секретарь», потому что аудитория обижается.

      Конечно, «ассистент» звучит благороднее. Я согласна.

      Кто же он, ассистент или помощник?

      Правая рука и доверенное лицо шефа.

      Тот, кто принимает звонки, составляет график руководителя, организует командировки и бизнес-поездки, а также совещания, договаривается о встречах с партнерами/клиентами.

      Человек, который налаживает бизнес-процессы и взаимодействует с другими подразделениями.

      Тот, кто фиксирует ход совещания, а потом контролирует исполнение поручений, данных руководителем.

      Сотрудник, охраняющий «святая святых» – кабинет руководителя – от нежелательных звонков и гостей.

      Подводя итог – это тот, кто обеспечивает руководителю КОМФОРТ. Или, если хотите, гарантирует ему спокойствие.

      Помощник должен сделать рабочий процесс максимально комфортным для шефа.

      А знаете, в чем трудность? В том, что перечень должностных обязанностей такого сотрудника у каждой организации свой: где-то ассистенту требуется умение открывать представительства в других городах, а где-то – знание основ маркетинга.

      Рассмотрим три вида современных ассистентов. Итак, какими они бывают?

      Сразу оговорюсь, что поскольку понятие «ассистент» у нас только приживается, не все руководители имеют представление, чем один вид отличается от другого.

      1. Персональный ассистент (англ. PA).

      Это тот, в чьи обязанности, кроме решения административных вопросов (прием посетителей, звонков и т. п.), входит выполнение большого пула личных поручений, касающихся обычной жизни шефа и его семьи. Отсюда и название «персональный».

      Обязанности личного помощника (персонального ассистента) могут включать в себя:

      • контроль за работой домашнего персонала (нянь, преподавателей), а также их подбор;

      • организацию отдыха шефа и его семьи: от выбора страны и организации досуга до выстраивания логистики;

      • компетентность и осведомленность в сфере luxury-обслуживания, брендов и марок (отели, рестораны, бутики);

      • организацию медицинского обслуживания: своевременное прохождение профилактических обследований (чекапы), запись к специалистам и пр.;

      • обеспечение спортивных хобби руководителя: выбор спортивных залов, персональных тренеров, гольф-клубов и т. п.;

      • сопровождение по аналогичным задачам родственников, друзей и партнеров шефа;

      • осуществление покупок и интернет-заказов от лица руководителя (от поиска до доставки).

      Перечисленные задачи связаны с частной жизнью шефа, могут касаться его хобби и увлечений. Главная трудность – такие поручения не спрогнозировать: вы не можете знать заранее, что именно поручит шеф.

      Примеры личных поручений:

      • записать руководителя в салон красоты на стрижку и укладку;

      • подобрать спортзал и оформить абонемент;

      • найти туфли Dolce Gabbana 40-го размера сегодня к 17:00;

      • оформить гражданство