Meetings mit Erfolg planen & moderieren. Simone Janson

Mensch ist nämlich als soziales Rudeltier erschaffen worden und steckt gespickt voll archaischer, genetisch übertragener Programmierungen, Prägungen und Verhaltensmuster. Und die sind nicht von Pappe!

       Dieser Text stammt aus dem Buch "Flügel am Kopf - Das Kreativitätstraining für Nicht-Kreative (2013)" von Wolfgang Traub, veröffentlicht bei BusinessVillage Verlag, und wurde uns zum Abdruck überlassen.

      Internationale Teams führen: 3 Tipps für virtuelle Zusammenarbeit

      // Von Gerd Mittmann

      Virtuelle Zusammenarbeit stellt ganz besondere Anforderungen an Führungskräfte und Teammitglieder. Teambildung, ein respektvoller Umgang miteinander, klare Kommunikationswege und definierte Ziele sind dabei wesentliche Faktoren. 3 Tipps wie man ein Team auf der anderen Seite der Welt führen kann.

      Effektive Zusammenarbeit

      Team- und Projektarbeit werden in Unternehmen jeder Art immer beliebter. Denn aus effektiver und effizienter Teamarbeit entstehen Vorteile für Kunden und Unternehmen. Doch immer mehr Teams sitzen nicht gemeinsam im gleichen Büro.

      In Zeiten von abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und internationalen Projekten leben Teammitglieder nicht selten auf verschiedenen Kontinenten und arbeiten trotzdem gemeinsamen an einer Aufgabe. Dank neuer und sich ständig weiterentwickelnder Technologien ist es heute einfacher als je zuvor mit Kollegen gleichzeitig an Dokumenten und Präsentationen zu arbeiten. So ist virtuelle Zusammenarbeit für viele bereits Alltag.

      Wenn das Team auf die ganze Welt verteilt ist…

      Es wurde schon häufig über die Vorteile von interkulturellen Teams, flexiblen Arbeitszeiten und Home-Office-Arbeit berichtet. Ein Thema, welches in diesem Zusammenhang jedoch bisher noch nicht ausgiebig beleuchtet wurde, ist die Frage wie Manager und Teamleiter, die häufig auf Geschäftsreisen sind, Verantwortung für ihr Team und ihre Aufgaben übernehmen können, während sie unterwegs sind oder – wie in meinem Fall – in einem anderen Land leben als der Rest ihres Teams.

      Ich lebe in Amsterdam, aber mein Team ist auf der Welt verteilt und arbeitet in New York, San Francisco und Tokio. Diese Art der Zusammenarbeit erfordert kreatives Denken und das volle Engagement aller Teamitglieder. Denn egal wie oft man sein Team besuchen kann und persönlich vor Ort ist, bringt das Zusammenarbeiten in unterschiedliche Zeitzonen Herausforderungen mit sich.

      3 Tipps zur Führung von internationalen Teams

      1. Herausforderung der Zeitverschiebung

      Bei international tätigen Teams besteht immer die Frage, zu welcher Zeit man sich gegenseitig updatet und wann man Skype- oder Telefonmeetings arrangiert. Wenn sich die Arbeitszeiten der Teammitglieder kaum überlappen, können wöchentliche Meetings, die immer zur gleichen Zeit statt finden, kontraproduktiv sein. Besser man vereinbart rotierende Meetingzeiten, damit sich niemand benachteiligt fühlt. Mitarbeiter sollten auch die Möglichkeit haben, sich nach oder vor der Arbeit von zuhause aus einzuwählen und ihre Arbeitszeiten flexibel zu gestalten.

      Zudem sind in internationalen Teams mehr Meetings notwendig, damit alle Parteien auf dem Laufenden bleiben. Schließlich trifft man sich nicht im Flur oder in der Teeküche, wenn man nicht am gleichen Standort arbeitet. Die Meetings sollten allerdings kurz gehalten werden. Jedes Teammitglied gibt ein kurzes Update, woran es gerade arbeitet und welche Hürden zu bewältigen sind. Hier sollte man so effizient wie möglich sein.

      2. Klare Ziele

      Da die Teammitglieder meist sehr selbständig arbeiten, ist es wichtig klare Ziele zu vereinbaren und gemeinsam im Team einen Plan zu entwickeln, wie diese erreicht werden sollen. So weiß jeder – egal wo er sich gerade befindet – genau welches die Schwerpunkte sind und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.

      Für den täglichen Austausch sind Instant Messaging Tools wie Google Chat oder WhatsApp sehr nützlich. Aber natürlich ersetzen sie keine „persönlichen“ Gespräche – Skype oder andere Videotelefonie-Lösungen sind hier unersetzlich. Wenn sich ein Teammitglied bei einem Problem festgefahren hat, sollte es möglich sein, in einem kurzen Telefonat zeitnah Lösungswege zu besprechen. Nur weil man nicht zusammen in einem Büro sitzt, heißt es nicht, dass man in Silos arbeitet. Für den Erfolg ist es unerlässlich, dass besonders der Teamleiter für seine Mitarbeiter erreichbar ist.

      3. Quality Time

      Ich persönlich versuche so oft wie möglich in unserem Headquarter in New York zu sein und dort eng mit dem Team zusammen zu arbeiten. Das bedeutet, dass ich darauf achte, nicht ständig in Meetings mit anderen Managern eingebunden zu sein. Es ist wichtig viel Zeit mit seinem Team zu verbringen, um wirklich zu verstehen wie die Mitarbeiter denken und vor welchen Herausforderungen sie stehen.

      Ich habe festgestellt, dass eine Woche häufig zu kurz ist, um alles zu schaffen, was ich mir für die Zeit vor Ort vorgenommen habe. Daher ist es wichtig, auch mal für eine längere Zeit bei seinem Team zu sein. Es geht nicht nur darum, Fragen zu aktuellen Projekten zu beantworten, sondern auch Zeit mit seinem Team zu verbringen und sie besser kennen zu lernen.