Effizienter Arbeiten & Gewinnen. Simone Janson

Unternehmen lassen sich nicht erzwingen.

      4 Opportunities: Geben Sie Ihrem Team Gelegenheit, selbständig und eigenverantwortlich im Sinne des Unternehmens zu handeln.

      5 Responsibility: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Verantwortung, ihrer aufgewerteten Funktion gerecht zu werden.

      6 Support: Stehen Sie Ihren Mitarbeitern mit Unterstützung zum Beispiel in der Rolle als Coach zur Seite, aber lassen die Verantwortung bei ihren Leuten.

      Nehmen sich Führungskräfte diese Grundsätze zu Herzen, sind die wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Delegieren geschaffen. Wenn Sie konkrete Aufgaben übertragen, können Sie sich darüber hinaus an folgenden sieben Regeln orientieren:

      Regel 1: Schätzen Sie die Aufgaben ein.

      An erster Stelle steht deren Analyse:

       Welche Aufgaben müssen überhaupt ausgeführt werden?

       Welche Teilaufgaben sind zu erledigen?

       Welches Endergebnis wird angestrebt?

       Können Abweichungen in Kauf genommen werden?

       Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?

      Regel 2: Wählen Sie die richtigen Personen aus.

      Welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter aus dem Team kann die Aufgabe am besten erledigen:

       Wer ist für die Ausführung geeignet?

       Wer verfügt schon über passende Kompetenzen

       Für wen ist die Aufgabe motivierend?

       Wer kann mit der Aufgabe gefördert werden?

       Wer hat welche zeitlichen Ressourcen?

      Die Verteilung sollte nach Arbeitsauslastung und Befähigung erfolgen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben, an denen sie sich messen und ihre Fähigkeiten zeigen können. Achten Sie darauf, Ihre Leute, die hochmotiviert sind und gerne Herausforderungen annehmen, nicht mit Aufgaben „zuzuschütten“. Genauso wenig sollten Routinetätigkeiten, die bei allen mehr oder weniger unbeliebt sind, immer bei derselben Person landen.

      Regel 3: Formulieren Sie einen klaren Arbeitsauftrag.

      Voraussetzung für erfolgreiche Delegation ist ein präziser Arbeitsauftrag. Notwendige Informationen und Erwartungen sollten klar und deutlich kommuniziert und am besten schriftlich festgehalten werden. Folgende Fragen sind dabei zu klären:

       Was? Definition von Zielen, Ergebnissen und Erwartungen

       Warum? Herausstellen der Notwendigkeit und Bedeutung der Aufgabe

       Wie? Genaue Beschreibung der Erwartungen, Klärung von Regeln und Rahmenbedingungen

       Wann? Erstellung eines Plans, Vereinbarung von Fristen

       Womit? Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Befugnissen

      Regel 4: Bedenken Sie Kompetenzen und Befugnisse.

      Erfolgreich delegieren können Sie nur dann, wenn Sie nicht nur die Arbeit, sondern auch die notwendigen Kompetenzen zur Verfügung stellen. Achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden die nötigen Informationen und Entscheidungskompetenzen sowie Arbeits- und Finanzmittel erhalten.

      Regel 5: Prüfen Sie Zwischenergebnisse.

      Delegieren ist immer eine Vertrauenssache. Kontrolle sollte erfolgen. Allerdings so wenig wie möglich und so viel wie für den Erfolg nötig. Legen Sie als Führungskraft am besten gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest, wann mit der Arbeit begonnen werden soll, wann sie abgeschlossen und wann welche Zwischenergebnisse fertig sein sollen. Das ist besonders wichtig bei langwierigen und schwierigen Aufträgen. Fragen Sie bei wichtigen Aufgaben zwischendurch nach, holen Sie sich und geben Sie Feedback.

      Regel 6: Seien Sie bei Fragen ansprechbar.

      Als Führungskraft sollten Sie Ihren Mitarbeiter in Ruhe an den betreffenden Arbeitsaufträgen arbeiten, ihn jedoch nicht alleine lassen. Er muss wissen, dass er sich jederzeit mit Fragen und Problemen an Sie wenden kann.

      Regel 7: Besprechen Sie gemeinsam die Ergebnisse.

      Führungskraft und Mitarbeiter sollten das Endergebnis gemeinsam – in Abgleich mit zuvor getroffenen Vorgaben – überprüfen.

       Wurde effektiv mit der zur Verfügung stehenden Zeit umgegangen,

       sorgfältig gearbeitet und

       wurden die Mittel richtig eingesetzt?

      Mit dem Umfang der Aufgabe sollte auch die Dauer des Auswertungsgesprächs steigen und außerdem folgende Fragen geklärt werden:

       Ist der Zuständige selbst mit dem Ergebnis zufrieden?

       Was hat gut geklappt und wo gab es eventuell Schwierigkeiten?

       Was hätte geholfen, um mit dem Auftrag noch besser zurechtzukommen?

      Überprüfen Sie bei Schwierigkeiten auch, ob es am Auftrag oder vielleicht an den Rahmenbedingungen gelegen hat. Und vergessen Sie nicht, Positives auch als solches herauszustellen. Wenn diese grundlegenden Richtlinien und Verhaltensweisen eingehalten werden, können alle Beteiligten – die Führungskraft, die Mitarbeitenden und letztlich auch das gesamte Unternehmen – vom Delegieren nur profitieren und wachsen.

      Effizienter und Produktiv arbeiten im Großraumbüro: 10 Tipps

      // Von Stephan Derr

      Alle 3 Minuten wird ein Büromitarbeiter im Durchschnitt unterbrochen oder abgelenkt. Und 23 Minuten braucht er, um sich danach wieder der ursprünglichen Aufgabe zuzuwenden. Grund genug zu lernen, wie Konzentration und Effizienz gesteigert werden können.

      Einzelbüro – weltweit führend

      Die heutige Arbeitswelt erweckt oft den Eindruck, dass Open Spaces und Großraumbüros Normalität geworden sind. Eine aktuelle Studie zeigt jedoch, dass nach wie vor das traditionelle Einzelbüro vorherrscht.

      Mitarbeiter bei einigen Konzernen dürfen mittlerweile von Zuhause aus oder im Café arbeiten, andere haben in ihren Großraumbüros flexible Arbeitsplätze eingeführt. Berichte wie diese erwecken oftmals den Anschein einer komplett modernen, mobilen Arbeitswelt – eine aktuelle Studie zeigt jedoch, dass die Realität diesem Bild hinterherhinkt.

      Einzelbüro überwiegt Open Space

      Trotz zunehmender Teamarbeit gibt es weltweit mehr Büroflächen mit Einzelbüros als Büroflächen, die als Open Space konfiguriert sind. In Deutschland ist dieser Unterschied besonders groß:

      So arbeiten über die Hälfte der Mitarbeiter nach wie vor in Einzelbüros, nur 19 Prozent in offen gestalteten Büros. Genau umgedreht verhält es sich in Großbritannien, wo nur 14 Prozent in Einzelbüros, aber bereits die Hälfte der Arbeitnehmer auf offenen Flächen arbeitet.

      Tradition, Status, Macht

      Eine Studie, die Steelcase in Zusammenarbeit mit Ipsos durchgeführt haben, zeigt weiter, dass Einzelbüros nach wie vor Hierarchien zum Ausdruck bringen: Je höher der Rang des Mitarbeiters im Unternehmen, desto wahrscheinlicher ist es, dass er über ein eigenes Büro verfügt.

      Weil Einzelbüros traditionell für Status und Unabhängigkeit stehen, ist offenkundig,