Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами. Илья Мельников

документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

      1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

      2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

      3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

      4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

      Правила подготовки и оформления документов

      Секретарь-референт имеет дело с многочисленными служебными документами, среди которых: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

      Документ – это средство закрепления информации, имеющее юридическую силу. Обязательным элементом документа является реквизит. Набор реквизитов составляет формуляр.

      Выделяют два вида документов:

      1. Служебные – используемые в учреждениях (протокол, докладная и т. д.):

      – распорядительные (приказ, указ, постановление, решение);

      – организационные (положение, инструкция, устав);

      – информативно-справочные (справки, сводки, письма).

      2. Личные – обращение граждан в учреждения (заявление, письмо частного характера, резюме).

      Рассмотрим, что представляют собой некоторые виды документов.

      Акт — документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

      Текст акта делится на три части:

      1) Введение – объясняется повод для составления акта, перечисляются лица, которые составляют акт. Данная часть начинается словом «повод», после которого дается название распорядительного документа. С новой строки, без полей пишется слово «составлен» и далее называются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии:

      Составлен:

      Председатель (должность, фамилия, инициалы)

      Члены комиссии: (должность, фамилия, инициалы)

      Присутствовали: (должность, фамилия, инициалы)

      2) Констатационная часть – начинается с абзаца. Здесь даются цели, задачи и суть работы, выполненной составителями акта, ее результаты.

      3) Выводы – делаются выводы или даются рекомендации. Это необязательная часть, акт может заканчиваться и констатацией фактов.

      Завершают текст актов подписи.

      Автобиография пишется от первого лица, в ней сообщаются официальные сведения: год и место рождения, социальное положение, отмечаются важные вехи жизненного пути человека.

      Положение