Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа. Илья Мельников

на длительный период.

      Для планирования рабочего дня можно использовать компьютер. Разнообразие программных разработок позволяет спланировать рабочий день наиболее рационально. В этом могут помочь календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.

      Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя: Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

      Вести записи предстоящих дел сразу же в правильной последовательности практически невозможно. Обычно эти записи ведутся в той последовательности, в какой возникают задания. Накануне этого дня или в самом его начале все записи внимательно пересматриваются, уточняются и против каждого вида работы проставляется порядковый номер выполнения.

      Оптимальный ритм работы

      В организме любого человека заложены своеобразные биологические часы. В зависимости от времени суток организм производит секрецию химических веществ, способствующих повышению настроения, бодрости, умственной работоспособности или сонливости. Важно установить свой распорядок дня с учетом этих биоритмов.

      Начиная с 6 утра организм человека начинает вырабатывать гормон пробуждения, кортизол. Чем раньше вы проснетесь, тем лучше будет ваше настроение и самочувствие весь день.

      7.00 – 8.00. – Это лучшее время для завтрака. Обмен веществ повышается, питательные вещества легко усваиваются, а кишечник стремится очиститься от результатов ночной деятельности.

      9.00–10.00. – Это время для планирования дел на весь день, этот час наиболее эффективен для организационных моментов.

      10.00–12.00. – Это наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий. Это время бодрости, размышлений и вдохновения.

      12.00–13.00. – В этот период организму требуется питание, поэтому лучше всего дать себе небольшой отдых и перекусить. Неслучайно именно на это время в большинстве организаций приходится обеденный перерыв.

      13.00–14.00. – После обеда активность снижается, появляется желание поспать или посидеть в тишине. На это время лучше всего запланировать простую механическую работу.

      14.00–17.00. – В это время умственная деятельность опять активизируется, поэтому важные дела можно планировать и на вторую половину рабочего дня. Однако следует помнить, что после 17 часов работоспособность начинает неуклонно падать. Если вы привыкли оставаться на работе сверхурочно, то постарайтесь закончить работу с документами до этого времени. После 17 часов можно привести в порядок папки, подготовить свое рабочее место к завтрашнему