Kind Regards. Деловая переписка на английском языке. Дон-Мишель Бод

письма обычно объединены в цепочки. Письма в цепочке расположены в хронологическом порядке: последнее находится вверху, а предыдущее – под ним. Чтобы отследить развитие идеи, вам не нужно открывать каждое письмо по отдельности.

Больше писем, меньше формальностей

      При активном обмене письмами происходит любопытная вещь – сообщения постепенно сжимаются. Новые послания все меньше похожи на самостоятельные письма. Это всего лишь продолжение исходного письма.

      Первым делом исчезают имена. Порой отправитель использует инициалы, но чаще не утруждает себя и этим. Фразы делаются короче и проще. Маркеры контекста – к примеру, дата и время – опускаются. Нет нужды вновь и вновь повторять вводные, которые уже даны в первом письме. Если участник переписки теряет нить беседы, он может вернуться к более ранним сообщениям.

Интертекст и гипертекст

      В отличие от бумажного документа e-mail существует не в изоляции. Связь с более ранними сообщениями превращает электронное письмо в интертекст, а вложения и ссылки на веб-сайты придают ему характер гипертекста. Свойства интертекста и гипертекста избавляют автора от необходимости многократно повторять одно и то же, поскольку адресат видит всю необходимую информацию в едином окне.

Прервать цепочку

      Длинные цепочки электронных писем имеют историческую ценность. Но они быстро становятся слишком тяжелыми. Наступает момент, когда истоки дискуссии уже не так важны. Даже если речь идет о самых острых проблемах, никто не будет вспоминать, с чего все началось, прокручивая текст до конца. Прерывайте слишком длинные цепочки, чтобы они не тормозили работу. Напишите адресату новое письмо. Это поможет ему отделить зерна от плевел и постичь истину.

Заполняем поле «Тема»

      Обозначить тему в e-mail так же важно, как и в бумажном письме. Обычно в поле «Subject» указывают предмет, о котором говорится ниже («May 14 Committee Meeting»). Чтобы заинтриговать получателя, можно сформулировать тему в виде вопроса («Lumina Going Public?»), прокомментировать то или иное событие («Yesterday’s Security Breach»), процитировать предыдущее сообщение («5-Step Background Checklist») или отметить актуальность данных («Urgent M&A Update»).

      Иногда автор хочет подчеркнуть, что послание носит личный характер. В этом случае он указывает свое имя («From Pres. Wilkins»), должность («From the VPs Office») или использует тайный код, понятный адресату («About Our Project»). Получатель может не утруждать себя формулировкой темы – за него это сделает компьютер: «Re: From the VPs Office».

Проблема с темой

      Если у адресата полно дел, он может просто не обратить внимания на тему.

Игры со стилем

      Лексика, строй речи, пунктуация и компоновка текста определяются стилем. Чем строже соблюдаются традиции бумажной переписки, тем более официальным будет тон письма. Добавьте точку с запятой, и градус формальности повысится. Подпишите e-mail инициалами, и письмо станет менее официальным. Выделения курсивом придают тексту официально-деловой вид. Обилие тире дает обратный эффект. Впечатление от вашего