Kind Regards. Деловая переписка на английском языке. Дон-Мишель Бод

что вы решили, а потом приведите свои аргументы.

      • Если вы сообщаете свежие новости, сначала обрисуйте ситуацию в двух словах, а потом излагайте подробности.

      • Если у вас есть вопрос, задайте его сразу.

      • Если адресат попросил вас дать ответ, напомните ему об этом в начале письма.

Длинноты мешают сосредоточиться

      Чем пространнее вы излагаете свои мысли, тем меньше шансов, что вам удастся донести их до адресата.

Заголовок – ваш верный помощник

      Заголовки и подзаголовки помогают быстро пробежать текст глазами. Они служат для адресата путеводной нитью: показывают, что читать и в каком порядке, а на что не обращать внимания.

      Можно, к примеру, снабдить абзацы заголовками, которые дают понять, о каких этапах процесса идет речь: «Problem», «Analysis» и «Solution». Или использовать парные заголовки: «Assets» и «Liabilities», «Action» и «Outcome». Иногда полезно указать даты или последовательность событий.

E-mail и печатный текст

      Электронная переписка порождает новые особенности эпистолярного жанра. Информация, которую выносили в шапку письма на бумаге, – адрес обычной почты и телефоны – теперь находится в самом конце. Точка с запятой, которая все реже использовалась и в бумажной корреспонденции, в e-mail стала настоящим раритетом, а тире, напротив, делается все более популярным. На рынок выходит поколение, которое выросло в эпоху Интернета, и оно продолжает адаптировать язык к растущим цифровым потребностям человечества.

Оставим церемонии

      Отправить e-mail – все равно что сунуть голову в дверь кабинета коллеги. Это не выступление на официальном заседании, поэтому здесь не место формальностям. Стиль остается вежливым и уважительным, но парадный мундир, в который часто рядились бумажные письма, больше ни к чему. Фразы или абзацы из одного слова теперь в порядке вещей. Римские цифры – «I.», «II.», «III.» – смотрятся слишком вычурно, их вполне можно заменить арабскими: «1.», «2.», «3.». А лучше вообще использовать маркированные списки.

Чем проще, тем лучше

      Основной критерий писательского мастерства – способность излагать сложные вещи простыми словами. В деловой переписке толковый автор по возможности использует короткие фразы и общеизвестную лексику.

Кратко значит быстро

      Короткие предложения помогают не сбиться с мысли – как автору, так и адресату. Длинные запутанные фразы часто порождают трудности с грамматикой. Краткость – отличное средство от подобных проблем. Легкие лаконичные фразы мчатся вперед, не отягощенные вычурными – или сбивающими с толку – конструкциями.

Важность размера

      Чтобы электронное письмо было удобным для просмотра, текст должен умещаться на экране целиком. Длинное письмо лучше разбить на несколько небольших и емких. Дополнительную информацию, предысторию и сопровождающие документы следует приложить к письму в виде отдельных файлов – они не должны отвлекать получателя, маяча в активном окне.