Корпоративные закупки. Как построить эффективную систему закупок в компании. Ирина Поворозник

приоритеты в краткосрочной и долгосрочной перспективе и что конкретно нужно улучшать. KPI не всегда дадут ответ на вопрос, как именно нужно реализовывать улучшения, поскольку на цифры могут прямо или косвенно влиять многие факторы, но только измеримые показатели эффективности укажут, в какую сторону нужно смотреть.

      ● Повышение прозрачности. Регулярное отслеживание основных показателей эффективности дает возможность в реальном времени наблюдать за ходом процесса закупок и видеть, насколько функция выполняет свои обещания перед клиентами – внутренними заказчиками, руководством компании и поставщиками. Если не достигается какая-либо из целей, то через ввод промежуточных показателей эффективности можно найти причины проблем.

      Успешное выполнение намеченных KPI в закупках приведет к достижению следующих результатов.

      ● Экономия средств и оптимизация затрат на закупки. Как следствие этого – увеличение прибыльности бизнеса (KPI по экономии и относительным затратам на содержание подразделения закупок).

      ● Улучшение показателей собственных оборотных средств компании (средний уровень объема авансирования по контрактам, кредиторской задолженности и запасов).

      ● Своевременное и полное обеспечение потребностей (показатели обеспечения, OTIF[8], относительного количества поставок несоответствующего качества к общему объему поставок);

      ● Исполнение регуляторных требований (объем несоответствующей документации, обеспечение своевременности закрытия финансового периода и подачи документов для возмещения НДС, количество торгов и сделок, которые были признаны недействительными).

      ● Достижение уровня ожиданий клиентов (индекс удовлетворенности клиентов, оценка работы закупок со стороны менеджмента и индекс лояльности поставщиков).

      ● Улучшение качества взаимодействия с контрагентами и повышение дисциплины исполнения договорных обязательств (количество нарушений и претензий, объем неудовлетворенных претензий по количеству и качеству).

      Особенности применения отдельных KPI

      Каждый показатель работает со своим набором входных данных и имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать на практике.

      Возьмем, например, показатель уровня товарно-материальных запасов из группы показателей оборотного капитала. Завышенный уровень запасов оказывает негативное влияние на оборотный капитал и компании стараются минимизировать запасы. В разных отраслях существуют свои стратегии работы с запасами: в торговых компаниях это сопряжено с управлением ассортиментом и доступностью товаров для покупателей, в производственных – с хранением страхового запаса критически важных запасных частей, которые, возможно, никогда не понадобятся, но их отсутствие может повлечь остановку производства. С учетом этих особенностей компании ищут подходы, которые

8

OTIF (On Time In Full) – вовремя и в полном объеме. Показатель состоит из двух частей: своевременность и полнота поставки; имеет много вариаций – разные компании рассчитывают его по-разному в зависимости от того, что вкладывают в понятия «своевременность» и «полнота».