Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства». Виктор Викторович Ковальский

цикл, события констатируются конкретным фактом. События используются для обозначения начала и завершения действий или процессов. Любой процесс всегда начинается и заканчивается событием.

      Другими словами, границы процесса – это события, начинающие и завершающие процесс. Начинающих и завершающих событий у процесса может быть несколько. Процесс может начинаться либо с получения заказа, либо с получения претензии. Каждый процесс использует внешние ресурсы и производит продукты или услуги. Входы и выходы процесса являются интерфейсами процесса. Компания предъявляет к поставщикам сырья, оборудования, комплектующих требования по качеству и срокам, контролирует их выполнение, а потребители предъявляют требования к качеству и срокам поставки готовой продукции компании. Границы процесса устанавливают пределы ответственности за результаты процесса.

      Интерфейсы возникают не только на границах процесса. При переходе от одной функции процесса к другой передаются также и ресурсы, и это тоже является интерфейсом. Если обе функции, между которыми располагается интерфейс, принадлежат процессу, значит, этот интерфейс внутренний, в отличие от внешнего интерфейса, находящегося на границе процесса. Взаимодействие может осуществляться через документ или с использованием информационной системы. Одной из основных задач управления бизнес-процессом является выявление несоответствий результатов, полученных одной операцией, для выполнения последующей операции. Необходимо разработать форматы интерфейсов, которые учитывают требования потребителей к качеству результатов процесса. Именно на границах процессов, при переходе процесса из одной зоны ответственности в другую, происходят наибольшие потери (времени, информации, материальных ресурсов, документов), поэтому тщательность определения интерфейсов на границах процесса имеет особое значение.

      При разработке и внедрении процессной модели, как показывает практика, желательно придерживаться следующего порядка действий:

      1. Определить ожидания руководства от процесса, его границы (зоны ответственности), показатели результативности и эффективности.

      2. Определиться с нотацией для описания функциональной модели и бизнес-процессов.

      3. Определить границы процесса и построить функциональную блок-схему процессной модели и цикла закупок.

      4. Сформировать целевую организационную структуру подразделения закупок.

      5. Сформировать ролевую модель процесса.

      6. Сформировать функциональную матрицу распределения полномочий и ответственности не только закупочного подразделения, но и сопряженных функций (техническая дирекция, финансовая служба, служба экономической безопасности и пр.).

      7. Разработать процессную модель «как есть», желательно с применением средств автоматизации.

      8. Проанализировать процессную модель «как есть» на оптимальность, разработать процессную