Личное дело работника. Ирина Андрианова

о дисциплинарных взысканиях и/или награждении сотрудника;

      – докладные, объяснительные записки;

      – акты о прохождении аттестации;

      – уведомления, дополнительные соглашения к трудовому договору.

      – приказы о переводе сотрудника на другую должность, о совместительстве, о совмещении;

      3) документы, подтверждающие завершение трудовых отношений работника с данным работодателем:

      – заявление на увольнение;

      – документы на увольнение при внешнем переводе (например, письмо-приглашение от нового работодателя);

      – приказ об увольнении.

      Законодательством предусмотрен ряд случаев, когда работодатель обязан затребовать дополнительные документы от работников при трудоустройстве. Например, если работа связана с медикаментами или пищевыми продуктами. К этим документам относятся медицинская книжка (хотя она не включается в личное дело, но хранится отдельно у работодателя), документы об образовании, об отсутствии судимости (требуются при трудоустройстве в учебные заведения). Т. е перечень документов, входящих в личное дело может быть регламентирован отраслевыми нормативно-правовыми актами.

      В личное дело не включаются документы с разными сроками хранения (приказы, заявления об отпусках, отгулах, медицинские справки, больничные листы и тп.) и документы с персональными данными работника (паспорт, СНИЛС, ИНН и др.).

      2.3. Работа с персональными данными при ведении личных дел

      2.3.1. Положения и согласия на обработку персональных данных работника с учетом изменений в законодательстве

      Работа с персональными данными и личными делами госслужащих регламентируется ст. 13 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (ФЗ 152) и другими нормативными актами (см. раздел 1, п. 1.2.).

      Личное дело сотрудников коммерческих организаций формируется из документов, созданных самой организацией (предприятием, учреждением), чтобы не нарушить требования Трудового кодекса РФ и ФЗ 152. А 1 сентября 2022 года в работе с перс. данными все компании обязаны учитывать новшества, внесенные Федеральным законом от 14.07.2022 №266-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных» (далее – ФЗ 266).

      Работодатель сам определяет состав личного дела. Однако обрабатывать и хранить персональные данные организация имеет право только для определенных целей. Поэтому при обработке этих сведений необходимо соблюдать общие требования и принимать меры по их защите в соответствии со статьей 86 Трудового кодекса РФ.

      Порядок работы с перс. данными, должен быть зафиксирован в локальном нормативном акте (далее – ЛНА) компании – Положении о персональных данных, с которым под роспись знакомиться новый сотрудник при приеме на работу. Нужно учесть, что с 01.09.2022 введены новые требования к локальным нормативным актам о перс. данных (пп. 2 п.1 ст. 18.1 ФЗ-152), а следовательно