Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке. Максим Ильяхов

С точки зрения читателя это выглядит так:

      Хороший текст – это тот, в котором я сам решил, что читать. Я быстро понял, где для меня важное, а где второстепенное. Я сам выбрал, что мне здесь читать, получил нужную информацию и пошел дальше заниматься своими делами.

      Плохой текст – тот, который заставляет меня распутывать переплетения слов в попытке вычленить смысл. Это раздражает, потому что я хочу скорее заняться своими делами, а не разбираться в чужом тексте.

      Нет: презентационный слайд без заголовка. Как мне понять, что означает эта диаграмма? Только читать весь текст, а я так не хочу.

      Да: добавили заголовок. Теперь я понимаю, о чем этот слайд и график. Если мне это интересно, я прочитаю. Если нет – пропущу с радостью и буду благодарен автору за то, что он не потратил моего времени.

      Нет: какое-то длинное официальное письмо. Непонятно о чем. Нужно разбираться. Пожалуй, не сейчас.

      Да: О, это же то самое письмо, которое я так ждал!

      Нет: длинный пост в соцсети, по которому невозможно понять, о чем он и к чему ведет.

      Да: такой же длинный пост, но теперь заголовок помогает мне решить, интересно мне это или нет.

      В рабочих письмах роль заголовка играет тема. Хорошая тема письма состоит из трех частей:

      1. О чем это письмо? Какого проекта касается?

      2. Что от меня требуется? И требуется ли?

      3. К какому сроку, если таковой есть?

      По этой теме получателю будет легко самостоятельно решить, когда открывать ваше письмо и насколько оно срочное. Если письмо просто «для информации», он тоже это быстро поймет и не будет раздражаться из-за ненужной корреспонденции. Примеры неплохих тем:

       Альтаир: составить КП до пн., 15 ноября

      До пятницы, 12 ноября: выгрузить базу клиентов (Омегатех)

      Клеймор: отчет по продажам, III кв. 2021

      Рассадка гостей на презентации 21 апр.

      ДО КОНЦА ДНЯ согласовать рассадку на 21 апр.

      А вот неудачные темы:

       Без темы – Заставляет открыть, мерзавец!

      КП

      – Что КП? О каком проекте идет речь?

      СРОЧНО составить КП

      – В какой срок? По какому проекту?

      Задача по проекту

      – По какому? Какая? Как мне это понять?

      Отчет

      – О чем? Как мне потом искать этот отчет в почте?

      Презентация рассадка ВАЖНО

      – Мне нужно тут что-то делать?

      Основная ошибка в составлении темы такая: автор письма думает, что его получатель в любом случае откроет письмо. Поэтому не так важно, что написано в теме. «Ну подумаешь, неинформативная тема! Всё равно получатель обязан мне ответить. Вот пусть отвечает».

      А в реальности так: человек открыл письмо и понял, что не может сию секунду ответить – например, он занят. Тогда он откладывает