Делопроизводство. Денис Шевчук

текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

      Об организации выездной торговли

      О поставке угля по контракту № 33–02/567

      О закупке кирпичного завода

      Заголовок не должен превышать двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

      Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

      Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

      Начальнику отделения милиции

      Кировского района

      г. Новосибирска

      Сидорову Г.В.

      По делу гр. Круглова А.А.

      Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60–62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30–35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

      Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

      Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

      Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

      Приложение: на __________________ л. в

      _________________ экз.

      Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

      В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

      Приложение: информационный материал о международной

      выставке «СИБ-96» в 3 экз.

      Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты:

      наименование вида документа,

      заголовок,

      дату,

      подпись.

      Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется