Präsentationen erfolgreich gestalten und halten. Matthias Garten

Präsentationsrahmen und der persönliche Auftritt des Präsentators sind zweitrangig. Bei einer Informationspräsentation ist Ihr Ziel, Sachkenntnisse und Erkenntnisse weiterzugeben. Beispielsweise legen Sie dar, wie ein Otto-Motor, eine Solaranlage oder das Finanzierungsinstrument Factoring funktioniert.

      Eine Vorlesung ist eine typische Informationspräsentation, wobei manch ein Dozent zu 100 Prozent „belehrt“, während ein Kollege vielleicht zu 80 Prozent doziert und 20 Prozent Unterhaltung beimischt.

      Mit Unterhaltungspräsentationen Vergnügen steigern

      Unterhaltungspräsentationen dienen dem Vergnügen der Zuschauer. Sie finden sich weniger im Geschäftsbereich. Die Regeln für solche Präsentationen kommen aus dem Comedy-Bereich und lassen sich gut von dort übernehmen. Diese Art von Präsentation wird hier nicht vertieft. Unterhaltung und Humor können natürlich auch für Informations- und Überzeugungspräsentationen interessant sein, weil dies auflockernd wirkt. Mein Tipp an dieser Stelle: Wenn Sie einen guten Gag, einen amüsanten Text, ein lustiges Bild oder Video gesehen haben, speichern Sie es ab. Vielleicht passt es ja irgendwann einmal in eine Ihrer Präsentationen.

      Mit Überzeugungspräsentationen Zuschauer beeinflussen

      Bei Überzeugungspräsentationen geht es darum, die Zuhörer von etwas zu überzeugen. Die Ziele sind häufig, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen oder andere Menschen für eine Idee, ein Projekt oder die Beschäftigung mit einem Thema zu gewinnen und ihre Einstellung zu verändern. Manchmal beschränkt sich das Ziel darauf, Bewusstsein für ein Thema oder ein Problem zu schaffen. Es kann genügen, die Zuschauer zum Nachdenken zu bringen. In anderen Fällen geht es darum, eine Entscheidung herbeizuführen.

      Sobald Sie das Ziel verfolgen, in den Zuschauern ein Kaufinteresse bzw. einen Kaufwunsch zu wecken, eine Verhaltensänderung, eine Einstellungs- oder Meinungsänderung herbeizuführen, handelt es sich um eine Überzeugungspräsentation. Wenn Sie in diesem Zusammenhang auch Informationen und Wissen weitergeben, soll das lediglich die Überzeugungskraft der Präsentation verstärken.

Abb. 4: Die Garten-Landkarte der Präsentationen

      Circa 80 Prozent aller Präsentationen im Business-Kontext fallen in den Bereich der Überzeugungspräsentationen. Dazu gehören Verkaufs-, Marketing-, Presse-, Unternehmens-, Finanz- und Trainingspräsentationen.

      Von rational bis emotional, von statisch bis dynamisch

      Die Betrachtung verschiedener Präsentationsarten hinsichtlich der beiden Merkmalspaare statisch/dynamisch und rational/emotional ist in der „Garten-Landkarte der Präsentationen“ veranschaulicht.

      Auf der x-Achse findet sich die Bandbreite von sehr rationalen bis hin zu sehr emotionalen Präsentationen. Mit „rational“ ist gemeint, dass der Sachbezug im Vordergrund steht und vor allem Zahlen, Daten und Fakten dargelegt werden. Derart sachbezogene Präsentationen haben eine stringente Struktur und logische Argumentationsketten. Aufgestellte Thesen werden untermauert, sei es mit Statistiken, Diagrammen oder Studien. Am anderen Ende wird es „emotional“. Gefühlsbetonte Präsentationen sind darauf ausgelegt, die Zuschauer zu berühren, zu bewegen, zu begeistern und auch zu motivieren.

      Auf der y-Achse ist die Spanne von ausgesprochen statisch in der Gestaltungsweise bis hin zu ausgesprochen dynamisch aufgezogen. „Statisch“ meint unbewegte PowerPoint-Folien, Schautafeln und Bilder. „Dynamisch“ sind Animationen und Videosequenzen. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, denken Sie bitte an Videoclips oder Fernsehshows mit viel Action, Licht, Rauch und Musik. Der Zuschauer soll mit Effekten eingefangen und in eine Hochstimmung versetzt werden. Wenn man bewusst auf Animationen verzichten will, so tut man dies im rationalen Bereich, um nicht vom Inhalt abzulenken und nicht an Seriosität einzubüßen. Der Grund im emotionalen Bereich liegt darin, dass der Fokus beim Referenten bleiben soll – nichts soll die Zuschauer von ihm ablenken.

      Wenn Sie sich die Abbildung 4 ansehen:

      ■ Wo siedeln Sie Ihre (bisherigen) Präsentationen an?

      ■ Die Beantwortung dieser Frage gibt Ihnen einen ersten Hinweis, welcher Präsentationsstil von Ihnen bevorzugt werden sollte, weil er Ihrem üblichen Stil entspricht.

      1.3 Die vier Phasen der Presentation-Booster-Methode

      Die meisten Menschen, die eine Präsentation halten sollen, sitzen zunächst vor einem leeren Blatt und überlegen angestrengt, wie sie beginnen sollen. Andere legen gleich los, füllen Seite auf Seite stehen dann vor der Aufgabe, dem Ganzen eine sinnvolle Struktur zu geben. Wie ist es bei Ihnen?

      Gibt es überhaupt eine optimale Vorgehensweise für die Vorbereitung einer Präsentation? Wie sollten Sie beginnen? Was sollten Sie berücksichtigen? Wie lässt sich der Vorbereitungsaufwand reduzieren?

      Die Presentation-Booster-Methode beschreibt ein strukturiertes Vorgehen und stellt für jeden Schritt in der Planung und Durchführung einer Präsentation praxiserprobte Module mit veranschaulichenden, Ideen gebenden Charts zur Verfügung:

Abb. 5: Das schrittweise Vorgehen nach der Presentation-Booster-Methode

      Die Charts, die Sie in den folgenden Kapiteln im Einzelnen kennenlernen werden, vereinfachen die Analyse, beschleunigen die Erstellung, machen die Präsentationen ansprechender und verhelfen Ihnen als Präsentator zu einem sichereren Auftreten.

      Die Präsentationen, die Sie am Ende dieses Prozesses halten, sind publikumswirksam, weil sie die Zielgruppe genau da abholen, wo sie steht.

      Analyse, Konzeption, Umsetzung und Auftrittstraining

      Um eine Präsentation zuverlässig auszuarbeiten, durchlaufen Sie – dies zeigt Abbildung 5 – vier Phasen.

      Die Analysephase und ihre wesentlichen Aspekte

      In der Regel starten Sie die Vorbereitung Ihrer Präsentation mit einer Analyse. Sie bestimmen das Präsentationsthema und grenzen es ein. Sie legen die Ziele für die Präsentation fest. Und Sie klären ab, welche Rahmenparameter gegeben sind. Der wesentliche Teil der Analyse jedoch ist die Beschäftigung mit der Zielgruppe.

      Abb. 6: Inhalte der Analysephase

      Nutzen Sie für Ihre Analyse die in Kapitel 1.4 ausgeführten neun Leitfragen. Die Fragen helfen Ihnen, nichts zu vergessen und einen zielgerichteten Einstieg in die Arbeit an Ihrer Präsentation zu finden. Denken Sie immer daran: Wenn Sie sich über die Antworten nicht im Klaren sind, wird es in den weiteren Phasen schwierig werden, zu einer wirkungsvollen Präsentation zu gelangen.

      Als Hilfsmittel zur Analyse der Zielgruppe steht Ihnen das MotivChart zur Verfügung (siehe Kapitel 2). Damit lässt sich die Zielgruppe relativ leicht kategorisieren. Mit der Zuordnung der Zielgruppe zu einem von vier Typen gewinnen Sie Aufschluss über die Einstellungen, das Verhalten und vor allem das Entscheidungsverhalten der jeweiligen Zielgruppe. Die Erkenntnisse über die Zielgruppe fließen ein in die Inhalte, das Design, den Auftritt und den Präsentationsrahmen. Nur so können Sie Ihre Zuhörerschaft mit der Präsentation gezielt ansprechen.

      Die Konzeptionsphase und die Kernbotschaft

      Sobald die Analyse abgeschlossen ist, folgt die Konzeptionsphase. In dieser Phase geht es darum, die Kernbotschaft zu benennen, den grundsätzlichen