Настольная книга бизнес-администратора. С. А. Шилина

мероприятие на другой срок.

      Правило № 10. Обязательно согласовывать план дня с секретарем.

      Для того чтобы создать лучшие условия для своей работы, необходимо согласовать свои планы на день и приоритеты с секретарем. Он будет в курсе ваших дел и поможет оптимально распланировать день. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой – снижает как минимум наполовину.

      Правило № 11. Учитывайте в рабочих планах перепады своей работоспособности.

      Практически все из нас ощущают на себе, что в течение рабочего дня работоспособность, производительность труда падает. И происходит это даже независимо от того, «жаворонок» вы или «сова». Поэтому необходимо запланировать наиболее важные дела на пик вашей работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать намного больше и с лучшим результатом, чем в период снижения работоспособности. Рутинную работу, не имеющую большого значения, следует переносить и выполнять в послеобеденное время. При планировании рабочего времени на день необходимо помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно назначать деловые встречи с клиентами и переговоры, проводить собеседования с сотрудниками, совещания. В период спада работоспособности можно заняться консультациями и телефонными звонками, диктовкой писем, разбором корреспонденции.

      Не важно, кем или чем вы руководите – крупной фирмой, маленькой организацией, группой единомышленников или семьей, но от организации вашего времени и, следовательно, времени ваших подчиненных непосредственно зависит успешность действий и скорость развития организации.

      Многие специалисты-практики дают советы по эффективному планированию своего рабочего времени, к которым также стоит прислушаться.

      Необходимо хорошо позавтракать и без спешки – на работу. Не выспавшись, без завтрака как можно скорей на работу – такой старт может просто испортить день! Если нет времени для неспешного завтрака, то это – вопрос установления приоритетов, нужно просто раньше ложиться.

      1. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий концентрации сил.

      2. Приступать к работе без раскачки. Следует категорически отказаться от такой привычки, как многоразовые приветствия, обсуждения последних новостей. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы не робот. Однако их лучше перенести на менее напряженное время, например обеденное и послеобеденное.

      3. Подготовить к работе свой письменный стол утром. Убрать со стола все ненужные для решения задач группы «А» бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

      4. Устанавливать сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы.