Что руководитель должен знать о бухгалтерском учете. Налогообложение и трудовое законодательство. Михаил Петров

самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Систематизация документов

      Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии составляется номенклатура дел.

      Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

      Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

      Государственное предприятие, являющееся учредителем предприятия, которое сдает документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль над составлением и использованием номенклатуры дел, формированием и оформлением дел в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия.

      При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

      1) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

      2) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным. Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:

      а) название разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д); 

      б) название предприятия или его структурного подразделения;

      в) адресат или корреспондент документа;

      г) краткое содержание документов дела;

      д) название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

      е) даты (период), к которым относятся документы дела.

      Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «копии» – в конце.

      В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной