Как управлять собой. Виктор Шейнов

отвлекать от решения задач, намеченных на данный момент, поэтому для большинства бумаг место в столе или в шкафу.

      Правило 7. Рационализируйте чтение.

      Наиболее радикальное средство для этого – освоить специальную технику быстрого чтения (для этого имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит тратить на чтение документов и литературы в 3–5 раз меньше времени.

      Из приемов, экономящих время руководителя в части работы с бумагами, отмечу следующие:

      • первый просмотр входящей корреспонденции целесообразно производить не самому руководителю, а лицу, им назначенному (секретарю, помощнику, заместителю, претенденту на выдвижение, толковому подчиненному), который направит документ соответствующему подразделению или самому руководителю. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно поставить его факсимиле;

      • поручите кому-то из подчиненных делать «разметку» документов, идущих к руководителю: подчеркнуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наиболее важные и имеющие непосредственное отношение к данному руководителю. Такая «разметка» сэкономит время всем, кому предстоит работать с этим документом;

      • поручите готовить обзоры новинок литературы по вашей специальности и управлению. Это позволит вам не отстать от требований сегодняшнего дня и тратить минимальное время на чтение. Особенно эффективна такая система, если вы подберете заинтересованного и добросовестного помощника и найдете возможность поощрять его творчество и находки.

      Другие приемы рационализации чтения см. в подразделе «Экономное чтение».

      Правило 8. Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся вам полезной.

      Помните: мы забываем 90 % того, что слышим, 50 % того, что видим, и лишь 10 % того, что делаем. Хорошая информированность обернется и выигрышем времени: всем известно, к каким потерям приводит забывчивость.

      Более того, при деловой беседе принято делать записи. Это не только привязывает к процессу слушания, но и является необходимым элементом деловой культуры.

      Но даже и это не страхует от забывания: сколько раз, читая свои старые записи, мы как будто впервые их видим!

      Поэтому в управленческой культуре уклонение от записей во время деловой беседы воспринимается как неуважение к партнеру. Делая записи, мы показываем, что сообщение партнера ценно для нас. Поэтому нередко делают пометки даже во время бессодержательных высказываний собеседника – хотя бы для того, чтобы добиться с его стороны расположения.

      Правило 9. Используйте эффект «мелочей».

      Прежде чем ехать – позвоните. Узнайте, на месте ли нужный вам человек, часы приема, какие нужно иметь документы. Те, кто едут наугад, нередко тратят время впустую: то нужный человек отсутствует или не может принять; то необходимо иметь при себе какой-то документ, о чем посетитель не знал; то организация сменила адрес или у них отключились компьютеры и т. д.

      Группируйте однородные