Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата. Ольга Демьянова

лиц, в том числе посредством сети интернет, независимо от того, будет предоставляться доступ за плату или безвозмездно.

      Копирование, воспроизведение и иное использование электронной книги, ее частей, фрагментов и элементов, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях, без согласия правообладателя является незаконным и влечет уголовную, административную и гражданскую ответственность.

* * *

      Вместо введения

      Сколько денег вы тратите на совещания

      Онлайн показал, что бесконечные совещания не нужны, что многие вопросы можно решать без организации продолжительных совещаний, что повестка дня и четкая постановка задач необходимы.

      Восприятие информации в онлайне отличается от офлайна. Тогда как на офлайн-совещаниях можно держать аудиторию полтора часа, в онлайне это время – не более 15 минут.

      Вы когда-нибудь считали, сколько времени вы проводите на совещаниях?

      Зачастую эта цифра выглядит пугающее.

      Не говоря уже, что частые и неэффективные совещания обходятся в копеечку.

      Ведь ваше время и время сотрудников стоит определенную сумму денег.

      «Совещания – это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше», – такую мысль высказал выдающийся теоретик менеджмента Питер Друккер.

      Итак, проведите подсчет времени, которое тратится на проведение совещаний, – для начала в день и в неделю.

      Долгие и нерезультативные совещания обесценивают вашу стоимость, стоимость вашего бизнеса и компании.

      Рассмотрим, как это незаметно происходит.

      ● Обесценивание стоимости в долгих и затяжных проектах!

      Например, стоимость проекта составляет 500 000 рублей, срок реализации проекта – три месяца.

      Вы планируете работать в проекте по три часа в день. Количество рабочих часов составляет 198 (три месяца умножаем на 22 рабочих дня и на три часа), получаем стоимость вашего часа в проекте – 2525 рублей. (500 000 рублей делим на 198 часов). Увеличение продолжительности проекта даже на один час обесценивает вашу стоимость на 12 рублей (нашу стоимость проекта в 500 000 рублей делим на 199 часов, получаем 2512 рубля, из 2525 рублей вычитаем 2513 рублей). Увеличение продолжительности проекта на неделю сокращает вашу стоимость на 180 рублей, на месяц – на 720 рублей.

      ● Обесценивание стоимости вашего бизнеса!

      Например, фонд оплаты труда в месяц составляет 1 млн рублей. Количество рабочих часов в месяц составляет: 22 рабочих дня умножаем на семь рабочих часов в день – получаем 176 часов: 176 рабочих и результативных часов, когда сотрудник создает ценность для клиента и компании. Стоимость рабочего результативного часа при выполнении всех поставленных задач вовремя составит 5682 рубля.

      Предположим, что вы проводите несколько совещаний в день, традиционно это утренние планерки и итоговые ежедневные разборы полетов, в день такие совещания составляют два часа. В месяц на совещания уходит 44 часа; 44 умножив на 5682 рубля, мы получаем 250 008 рублей – сумма, в которую нам обходятся ежедневные совещания.

      Если продолжительность совещаний больше, соответственно, ваши совещания становятся дороже для вас самих, а для сотрудников – это повод ничего не делать.

      Закон Митчелла: «Любую проблему можно сделать неразрешимой, если провести достаточное количество совещаний по ее обсуждению».

      Итак, подсчитайте время, которое тратится в месяц на совещания. Определите их стоимость, умножив стоимость часа на количество совещательных часов. Запишите в таблицу данные.

      Посмотрите:

      ● сколько вы в месяц проводите совещаний;

      ● сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания;

      ● в какую сумму вам обходятся эти «посиделки».

      Цифра пугающая, однако день за днем мы этого не замечаем.

      Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе.

      Сумма внушительная? Что делаем?

      Сокращаем время – тем более что в большинстве случаев особых результатов совещания не создают. При этом дорогие совещания – это еще не все.

      Что еще идет следом за ними?

      1. Нарушение дедлайнов.

      Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает вашу стоимость, но и отодвигает выполнение поручений и плановых задач.

      2. Снижение мотивации команды.

      Увеличение сроков выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды, так как это снижает изначальный темп работ и отдаляет получение итогового вознаграждения.

      3. Проект превращается в процесс.

      Проект превращается в процесс, и деятельность начинает строиться по другим принципам.

      4. Увеличивается вероятность форс-мажора.

      Несмотря