Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева

ие

      Успешное решение задач, стоящих перед любым учреждением, организацией или предприятием как в благоприятных условиях работы, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации, во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления в целом и, в частности, система информационного обеспечения.

      Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. Вместе с тем новые информационные технологии – это не только дополнительные возможности, но и в определенной мере вызов, проверка готовности учреждения, организации или предприятия (далее будем пользоваться обобщенным понятием «организация») продуманно и эффективно применять эти технологии на практике.

      За последние годы ситуация в этом плане в нашей стране заметно изменилась. Все большее число организаций стремится использовать элементы электронного документооборота в своей деятельности. Имеется достаточно представительный круг организаций и ведомств, являющихся лидерами в применении систем и технологий электронного документооборота.

      Вместе с тем общий уровень применения технологий электронного документооборота остается явно недостаточным. По этой причине на данную проблему, имеющую комплексный характер, сейчас обращено внимание на самом высоком государственном уровне. Так, выступая на заседании Совета по развитию информационного общества 12 февраля 2009 г., Президент Российской Федерации Д.А. Медведев отметил значительное отставание России в решении задач «электронного правительства», сохранение устаревших форм внутреннего документооборота в органах государственной власти.[1] После этого заседания последовали меры по активизации применения электронных форм взаимодействия на межведомственном уровне, утвержден ряд регламентирующих документов, призванных способствовать продвижению электронного документооборота в органах государственной власти.

      В числе факторов, сдерживающих применение систем и технологий электронного документооборота, обычно называют недостаточное развитие нормативной базы, экономические проблемы (поскольку внедрение новых технологий требует определенных финансовых затрат), а также психологические барьеры и недостаточный уровень компьютерной подготовки руководителей и специалистов, занятых в сфере управления. Однако проблема перехода к электронному документообороту в целом носит более сложный и масштабный характер, характеризуется недостаточной проработанностью ряда методологических и методических вопросов.

      Сегодня уже становится очевидным, что требуется не простая замена бумажных документов на электронные, а реорганизация многих процессов работы. Электронные документы и электронный документооборот – это качественно новое системное явление. Поэтому необходима комплексная разработка этой проблематики и, соответственно, комплексный подход к внедрению и применению электронного документооборота.

      При том, что проблемы электронного документооборота дискутируются уже давно (особенно активно с середины 1990-х гг.) и перспектива его масштабного применения стремительно приближается, в самом понятии «электронный документооборот» остается некоторая неопределенность.

      Традиционная точка зрения документоведов и архивистов на документооборот фокусирует внимание на делопроизводственных процедурах, приеме-передаче документов, их движении в организации. По этой причине содержательная сторона электронного документооборота в значительной мере остается неразработанной.

      Юристы рассматривают электронный документооборот как использование электронных документов в деловом обороте, в связи с чем внимание фокусируется на вопросах юридической значимости электронного документооборота и юридической силе электронных документов. При этом рамки электронного документооборота более широкие, чем обозначенные документоведами и архивистами, – это обращение документов не только внутри организации, но и за ее пределами, во взаимодействии с другими субъектами (где вопросы юридической силы документов особенно важны).

      Специалисты по информационным технологиям во многом связывают документооборот со средствами и каналами доставки электронных документов, обменом электронными информационными сообщениями и созданием специализированных систем. В орбиту электронного документооборота сейчас входят различные средства: собственно системы электронного документооборота, электронные почтовые системы, Интранет, корпоративные порталы и другие корпоративные информационные ресурсы, а также Интернет и способы взаимодействия с территориально удаленными подразделениями и лицами.

      Проблематика электронного документооборота стала также предметом внимания специалистов в сфере системного анализа, которые, как и специалисты по вычислительной технике, сходятся во мнении, что электронный документооборот представляет собой новое системное явление, не сводимое к задачам делопроизводства.

      Свои

1

Стенографический отчет о заседании Совета по развитию информационного общества 12 февраля 2009 года. http://www/kremlin.ru/transcripts/3161.