Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц. Павел Безручко

www.litres.ru)

* * *

      Выжимка книги

      Вероятно, вы уже просмотрели оглавление. Если все то, что там упоминается, вам прекрасно известно, примите мои поздравления: по-видимому, вы в совершенстве владеете языком первых лиц или сами принадлежите к их числу. Моя книга вам не нужна.

      Если после просмотра оглавления у вас остались вопросы вроде «Что имел в виду автор?» или «Как сделать то, что предложено в названии конкретной главы?», уделите десять минут прочтению выжимки книги. Возможно, этого окажется достаточно, – и тогда я порадуюсь за вас.

      Если же выжимка показалась вам слишком концентрированной и потому непонятной или вас заинтересовали подробности, тогда прочтите всю книгу. Она поможет вам освоить тот язык, которым написана выжимка, – язык, позволяющий беречь свое и чужое время.

      Введение

      • Первые лица – это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения.

      • Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма.

      • В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.

      • Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».

      • От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.

      • В основе книги лежит практический опыт автора в роли консультанта, работающего с первыми лицами, и в роли первого лица – генерального директора компании «ЭКОПСИ Консалтинг».

      Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?

      Первые лица мыслят масштабно

      • В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; удовлетворенность заинтересованных групп; межфункциональная координация; возможности для прорывного развития организации; стратегические риски и другие «большие темы».

      • Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.

      • Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было принять моментально.

      Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать

      • Для большинства первых лиц результат важнее процесса.

      • На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат – это эффект.

      • Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.

      • Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.

      Первые лица прагматичны

      • Первые лица думают не только о стратегии, но и о ее реалистичности и исполнении. Большинству из них приходится мыслить глобально, а действовать локально.

      • Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения. Их интересуют также механизмы, сроки и вероятность получения отдачи и источники необходимых ресурсов.

      Первые лица критичны

      • Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается точно по плану и что ошибки неизбежны.

      • Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.

      • Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после проверки.

      • Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора – понять, в какой мере он заслуживает доверия.

      • Они по-разному относятся к информации в зависимости от уровня доверия к автору документа.

      Первые лица могут не вписываться в стереотип

      • Портрет первого лица, нарисованный в четырех предыдущих главах, – это стереотип. В той мере, в которой он соответствует реальности, он поможет вам написать хороший документ.

      • Если первое лицо не вписывается в этот стереотип, вам следует более тщательно проанализировать особенности своего адресата. В конце главы содержится список вопросов для такого анализа.

      Часть 2. Как сформулировать цель документа?

      Формулируйте цель своего сообщения в терминах желаемой реакции адресата

      • Многие авторы документов пишут без цели – лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка.

      • Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.

      • Если желаемая реакция