Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010. Глеб Архангельский

Читать онлайн.
Название Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010
Автор произведения Глеб Архангельский
Жанр Поиск работы, карьера
Серия
Издательство Поиск работы, карьера
Год выпуска 2011
isbn 978-5-91657-207-0



Скачать книгу

должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Например:

      Такая система нужна для поиска по ключевым словам. Например, вы хотите узнать, сколько времени вы тратите на общение с подчиненным Петровым. Или в случае какого-то спора вам нужно восстановить историю взаимоотношений. В окне поиска в «Календаре» вы вводите ключевое слово «Петров:» и получаете выборку всех встреч, которые были с этим человеком связаны.

      Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах – оно нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:» использовано как ключевое, а не те, в которых просто присутствуют слова «Петров», «Петровский», «Петровка» и т. п.

      Аналогично вы можете получить картину всех прошлых и будущих встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:», по вашей личной ключевой области «Здоровье:» или «Семья:», «Хобби:» и др. Одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время.

      Для того чтобы найти в календаре встречи по ключевому слову, в Outlook 2007 и 2010 нужно просто ввести нужное слово в соответствующее поле и нажать изображение лупы справа:

      Полезности для руководителя

      Главное преимущество при переходе с бумаги на Microsoft Outlook для командной работы – более высокая управляемость при меньших затратах сил. Например, с помощью календарей в Microsoft Outlook 2007–2010 вы можете:

      ▪ совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников. Это удобно для планирования и сравнения их реальной загрузки, и еще – для сравнения плана с фактом;

      ▪ автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отобрать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности. Скопировать эти встречи в Excel и проанализировать количественно: например, узнать, сколько времени менеджеры по продажам тратят на общение с клиентами, а сколько – на бумажную работу;

      ▪ видеть календари друг друга (если в компании есть Exchange-сервер), автоматически планировать совещания, в том числе с учетом ресурсов (переговорных, мультимедиа-проекторов и т. п.).

      Краткие итоги

      ▪ Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.

      ▪ Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.

      ▪ Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.

      ▪ Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.

      ▪ Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве.

      ▪ Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.

      ▪ При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.

      ▪ Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

      «Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни – над этим днем нужно тщательно работать. Подобно скульптору над глыбой мрамора, удалять все лишнее, проявляя единственно важное».

      2. Высшая точка жизни

      Обустройте ваш день с помощью раздела «Задачи»

      Средоточие нашей жизни, то «пространство», в котором она реально протекает, – это наш день. Просыпаясь утром, мы не знаем: будет ли этот день самым обычным, заурядным? А может быть, именно сегодняшний день окажется самым главным в нашей жизни?

      Древние греки писали на могилах не две даты, рождения и смерти, как мы, а одну. Дату высшей точки жизни человека, день его высшего достижения. Для полководца это, возможно, день его величайшей битвы; для поэта – день первой постановки его лучшей трагедии. У этой точки было специальное название – «акме», в буквальном значении «вершина».

      Встретите ли вы в наступающем дне главного для вас человека? Увидите ли главную в вашей жизни улыбку? Услышите ли самую-самую лучшую в вашей жизни музыку?

      Это зависит только от вас. Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни – над этим днем нужно тщательно работать. Подобно скульптору над глыбой мрамора, удалять все лишнее, проявляя единственно важное.

      Перейти Рубикон…

      Вся современная цивилизация прочно стоит на основе, заложенной Римской империей. Многие европейские языки – наследники латыни. Многие распространенные шрифты, которыми напечатаны наши книги, – дальние родственники Capitalis Quadrata, классического римского начертания. Гражданский кодекс, на основе которого составлен любой наш договор, – потомок чеканных формул римского права.

      Стержневое,